Die Verwaltung Ihres Vereins: Ein umfassender Leitfaden und Software, um ihn zu sichern (und gedeihen zu lassen)

Auch wenn die Verwaltung eines Vereins einfacher ist als die eines Unternehmens, sind Organisation, Gründlichkeit und sogar die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich.
Die Glaubwürdigkeit und der Fortbestand Ihrer Organisation hängen davon ab.

Sind Sie Vorsitzende/r, Sekretär/in, Schatzmeister/in oder werden Sie angestellt, um einen Verein zu verwalten?

Buchhaltung, Steuern, Verwaltung und Vereinsleben: Folgen Sie unserem umfassenden Leitfaden, um :

• die Grundlagen einer Ausbildung im Vereinsmanagement zu entdecken,
• Ihren Verein zu gründen und dann langfristig richtig zu verwalten,
• Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können!

Als Bonus stellen wir Ihnen eine Auswahl an Tools vor, mit denen Sie die Online-Vereinssoftware finden können, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Alle Vereine Software ansehen

Ihren Verein nach dem Gesetz von 1901 gründen: Verwaltungsformalitäten

Eine gute Verwaltung beginnt mit einem guten Fundament, angefangen bei der Gründung des Vereins, der Erstellung der Satzung und der Wahl seiner Vertreter.

Abfassung der Satzung

Auch wenn es keine vorgeschriebenen Formen oder Inhalte gibt, sollten die Gründer des Vereins die Satzung so verfassen, dass sie Folgendes angibt:

• den Namen des Vereins,
• den Zweck des Vereins (seine Daseinsberechtigung),
• seine Dauer, falls er festgelegt ist,
• seinen Sitz,
• die Regeln für die Organisation und Funktionsweise (Generalversammlungen usw.),
• die Befugnisse, die den mit der Verwaltung des Vereins betrauten Mitgliedern übertragen wurden,
• die Bedingungen :
  • Wahl des Verwaltungsrats und/oder des Vorstands,
  • der Aufnahme und Streichung von Mitgliedern,
  • der Änderung der Satzung,
  • der Auflösung des Vereins.

Wahl der Vertreter, die die Verwaltung der Vereinigung übernehmen.

Die Mitglieder eines Vereins werden häufig durch ehrenamtliche Mitglieder vertreten, die in folgender Form gewählt werden:

• einem Verwaltungsrat (VR):
  • Seine Mitglieder werden von allen Mitgliedern in der Generalversammlung (GV) gewählt ;
  • Sie treffen sich mehrmals im Jahr, um das reibungslose Funktionieren des Vereins zu gewährleisten ;
    
    
• einem engeren Vorstand:
  • seine Mitglieder kommen aus dem VV ;
  • Sie treffen sich häufiger, um das Vereinsleben regelmäßiger zu verfolgen.

Diese Gremien sind fakultativ, aber obligatorisch, wenn sie in der Satzung verankert sind, z. B. bei gemeinnützigen Vereinen.

An der Spitze des Verwaltungsrats und ggf. des Vorstands stehen die Personen, die mit der Leitung des Vereins beauftragt sind:

• Der/die Vorsitzende: Seine/ihre Befugnisse hängen von der Satzung ab, aber er/sie ist in der Regel der/die gesetzliche Vertreter/in und Verantwortliche des Vereins;
• Generalsekretär/in: Dieses Mitglied ist für die allgemeine Verwaltung zuständig;
• Schatzmeister/in: Er/sie kümmert sich um die steuerlichen und finanziellen Aspekte der Organisation.

☝️ Wenn eine Organisation an Größe gewinnt, kann sie Angestellte einstellen, die in der Verwaltung, der Buchhaltung, der Entwicklung und der Kommunikation tätig sind.

Die verschiedenen Verwaltungsaufgaben

Zu den Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung gehören :

• die Korrespondenz des Vereins,
• die Verwaltung der Mitgliederdateien,
• die Veröffentlichung des Amtsblatts und von Satzungsänderungen,
• die Führung von Registern und Archiven,
• die Erstellung einer Geschäftsordnung,
• die Organisation von Generalversammlungen usw.

Der Fall der Generalversammlungen

☝️ Sie sind nach dem Gesetz von 1901 nicht obligatorisch, es sei denn, sie sind in der Satzung des Vereins vorgesehen.

Es gibt zwei Arten von Generalversammlungen :

• Ordentliche Hauptversammlungen (AGO): Diese Versammlungen, die eher mit der laufenden Verwaltung zu tun haben, werden in einer vordefinierten Weise abgehalten, z. B. einmal im Jahr, um
  den Jahresabschluss zu bestätigen, den neuen Vorstand zu wählen und sich allgemein über das Leben des Vereins auszutauschen;
  
• Außerordentliche Generalversammlungen (AGE): Sie werden ausnahmsweise einberufen, wenn besondere Ereignisse oder Verpflichtungen vorliegen: Änderung des Zwecks, Änderung des Sitzes, Auflösung oder Fusion des Vereins etc.

Der Vorstand des Vereins ist mit einer Reihe von Formalitäten konfrontiert, um diese Versammlungen ordnungsgemäß zu organisieren und durchzuführen:

1. Vor der Generalversammlung: Erstellen Sie die Einladungen und versenden Sie diese per Post, E-Mail oder SMS. Um sicherzustellen, dass alle Mitglieder von dem Termin Kenntnis haben, sollten Sie die Einladungen mindestens 10 Tage vorher verschicken;
   
2. Während der Generalversammlung: Schreiben Sie die Anwesenheitsliste, um sicherzustellen, dass die Versammlung beschlussfähig ist, d. h. die Mindestanzahl an Personen, die für die Gültigkeit der Beschlüsse erforderlich ist;
   
3. nach der Generalversammlung : Schreiben Sie das Protokoll, ein Dokument, in dem die verschiedenen Elemente der Versammlung wie die Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, die gefassten Beschlüsse usw. spezifiziert sind. Dieses Protokoll wird dann an alle Mitglieder des Vereins weitergeleitet.

Wie wird die Buchhaltung eines Vereins verwaltet?

Die Buchführungspflichten eines Vereins

Obwohl es sich bei einem Großteil der Vereine um kleine Strukturen handelt, ist die Führung einer Buchhaltung von wesentlicher Bedeutung, auch wenn das Gesetz 1901 keine gesetzliche Verpflichtung dazu angibt.

Sie ermöglicht es nämlich, :

• die Ergebnisse von einem Jahr zum anderen zu vergleichen und Subventionen zu erhalten (wirtschaftlicher Zweck),
• dem Schatzmeister und anschließend der Generalversammlung der Mitglieder transparent Rechenschaft ablegen (demokratisches Ziel),
• bei Anfragen von Behörden Beweise vorlegen (rechtlicher Zweck).

Die Buchführung ist auch notwendig, um einen Haushaltsvoranschlag zu erstellen und öffentliche Zuschüsse zu beantragen!

Andererseits kann sich die Verbindlichkeit ergeben aus :

• aus präzisen Regeln, die in der Satzung des Vereins verankert sind, oder aus der Forderung der Generalversammlung,
• aus der Überwachung von Vereinen, die als gemeinnützig oder von allgemeinem Interesse anerkannt sind und deren Haushaltsführung genauestens überwacht wird,
• eines Antrags auf Zulassung oder Zuschuss bei einer öffentlichen Behörde,
• einer zweit- oder nebenberuflichen gewerblichen Tätigkeit, die steuerpflichtig oder steuerfrei ist,
• der Einstellung von bezahltem Personal.

Welche zwei Arten der Buchführung gibt es?

Je nach Größe des Vereins sind zwei Arten der Buchführung möglich :

• eine Kassenbuchführung: Führung und Überwachung eines Ausgaben- und Einnahmenregisters,
• eine Verbindlichkeitsbuchhaltung: Erstellung eines Jahresabschlusses, der in der Regel aus einer Bilanz, einer Gewinn- und Verlustrechnung und einem Anhang besteht.

Die Einrichtung eines Bankkontos

Bei der Gründung eines Vereins stellt sich oft die Frage, ob ein eigenes Bankkonto eröffnet werden muss. Und einmal ist keinmal: Das Gesetz von 1901 lässt hier sehr viel Freiheit.

Die Verwendung eines dedizierten Bankkontos wird jedoch weiterhin empfohlen:

• es vereinfacht die Verwaltung der Finanzen erheblich,
• es ermöglicht, über ein Zahlungsmittel (Bankkarte oder Scheckheft) zu verfügen,
• es erleichtert die Zahlung der Mitgliedsbeiträge.

Die steuerlichen Verpflichtungen eines Vereins

Von Natur aus muss ein Verein nicht gewinnorientiert sein.

Angesichts eines wachsenden Finanzbedarfs ist es ihm jedoch möglich, eine kommerzielle Nebentätigkeit auszuüben, um seine Hauptaktivität zu finanzieren.

Überschüssige Einnahmen dürfen jedoch nicht unter den Mitgliedern verteilt werden.

☝️ Wenn der Verein die jährliche Schwelle von 72.000 € an Einnahmen aus einer nebenberuflichen Geschäftstätigkeit überschreitet, wird er gewerbesteuerpflichtig (Mehrwertsteuer, Körperschaftssteuer).

Der Fall der Steuerquittung

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass Spender die Möglichkeit haben, vom Verein eine Steuerquittung anzufordern.

Dank dieser Quittung ist ein Steuerabzug (bis zu 66 % der gespendeten Summe, bis zu einer Obergrenze von 20 % des Gesamteinkommens) möglich.

Beachten Sie, dass nur diese Vereine das Recht haben, eine Steuerquittung auszustellen:

• gemeinnützige Vereine,
• Vereine, die als gemeinnützig anerkannt sind.

Das Vereinsleben täglich verwalten

Die Verwaltung der Mitglieder

Das Leben der Vereine wird von seinen Mitgliedern bestimmt, daher müssen Sie auf eine gute Verwaltung achten:

• der Beitritte oder Mitgliedsbeiträge,
• der Verlängerungen,
• der Abonnements und Präferenzen,
• der Anmeldungen zu Newslettern usw.

Die Verwaltung von Aktivitäten und Veranstaltungen

Schließlich sollten wir noch erwähnen, dass das Leben eines Vereins viel mit der Organisation von Veranstaltungen zu tun hat, um :

• den Verein zu präsentieren,
• für ihn zu werben,
• neue Mitglieder zu gewinnen,
• Finanzierungen zu erhalten usw.

In bestimmten Fällen (Empfang von Publikum, Besetzung eines öffentlichen Ortes, kostenpflichtige Veranstaltung, Ausschank von Getränken, Lotto usw.) ist es Pflicht, eine :

• die Veranstaltung bei der Stadtverwaltung oder der Präfektur anmelden,
• bei einer Großveranstaltung einen Ordnungsdienst vorsehen,
• sich über die Regeln für das Aufhängen von Plakaten und das Verteilen von Flyern für Ihre Kommunikation informieren,
• einen Kartenverkauf einrichten,
• halten Sie sich an die Hygiene- und Lizenzbestimmungen usw.

Wie Sie sicher schon bemerkt haben, ist die Verwaltung eines Vereins komplex. Die gute Nachricht: Es gibt Software, die speziell entwickelt wurde, um den Besonderheiten des Vereinslebens gerecht zu werden.

Welche Software sollten Sie für die Verwaltung Ihres Vereins verwenden?

Auch wenn es verlockend ist, sich für eine kostenlose Vereinsverwaltungssoftware zu entscheiden, ist Excel manchmal eine relative Ersparnis im Vergleich zu der Zeit, die man damit verbringt.

Warum versuchen Sie es nicht mit einer Vereinssoftware, die auf Ihre Tätigkeit und Ihr Budget zugeschnitten ist?

Es gibt zwar Open-Source-Software für die erfahrensten Vereinsverwalter, doch wir bieten Ihnen stattdessen eine Auswahl an Online-Software im SaaS-Modus an, die intuitiver und leichter zu erlernen ist.

Vergleichstabelle für Software zur Vereinsverwaltung :

Assoconnect, für Ihr globales Management und Ihre Kommunikation

👉 Assoconnect, reich an über 50 Funktionen, bietet allen Vorstandsmitgliedern echte Unterstützung bei :

• Mitglieder zum Einzug ihres Mitgliedsbeitrags anzumahnen,
• Ihre Spendenkampagnen zu erstellen und zu verwalten,
• die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern durch den Versand von E-Mails, die mit Ihrer Datenbank synchronisiert sind, zu erleichtern,
• die Website Ihres Vereins nach Ihrem Image erstellen und pflegen, usw.

💰 Preise :

• Formule Liberté - 100 % kostenlos.
• Formel Sérénité - Ab 24€ / Monat.
• Professionelle Formel - Ab 99€ / Monat

Jamespot Associations, das kollaborative Management Ihrer Vereinsprojekte

👉 Jamespot Associations ist ein Intranet, ein soziales Netzwerk , das den Mitgliedern eines Vereins dabei hilft, Ihre Prozesse zu verflüssigen und intern zu kommunizieren durch :

• der Aufgabenverteilung,
• der kollaborativen Arbeit an ein und demselben Projekt,
• der Interaktion und dem Teilen von Kommentaren,
• der Planung im Vorfeld einer Veranstaltung.

💰 Gebühr: 3€ / Monat / Nutzer

Joinly, für die Verwaltung Ihrer Beiträge

👉 Joinly (ehemals E-Cotiz) spart Ihnen zu Beginn des Jahres, in dem Sie alle Beiträge Ihrer Mitglieder einsammeln, wertvolle Zeit durch :

• die Online-Anmeldung oder -Wiederanmeldung Ihrer Mitglieder,
• die Möglichkeit für Ihre Mitglieder, in mehreren Raten zu zahlen und sich jederzeit anzumelden,
• eine sichere Zahlung und sichere Daten,
• die Verwaltung der Zahlungen für alle Ihre anderen Veranstaltungen oder Einnahmequellen (Praktika, Online-Shop usw.).

💰 Preise:

• Angebot Training: 100% kostenlos.
• Leistungsangebot: 180 € / Jahr

OHME, zur Verwaltung Ihrer assoziativen Gemeinschaften

👉 OHME ist eine skalierbare CRM-Lösung, die für alle Arten von Vereinen geeignet ist, die Anbindung an Ihr E-Mailing-Tool und Ihre Zahlungslösung ermöglicht und Folgendes beinhaltet:

• die Verwaltung von Kontakten, einschließlich Mitgliedern und Spendern, und die Aktualisierung ihrer persönlichen Daten,
• Kategorisierung und Segmentierung durch die Erstellung von Etiketten, um Ihre Interaktionen zu personalisieren,
• die Verwaltung von Zahlungen und Steuerquittungen,
• die Überwachung der Loyalität, des Engagements Ihrer Gemeinschaften, dank der Statistiken.

💰 Preise:

• Entdeckungsangebot: kostenlos.
• Maßgeschneidertes Angebot: ab 20 € / Monat

Pep's Up, um seinen Verein von A bis Z zu verwalten

👉 Pep's Up ist DIE All-in-One-Software, die mehr als 8.500 Vereinen dabei hilft, alle ihre täglichen Aufgaben über eine kollaborative, sichere Schnittstelle zu verwalten, die über Computer, Smartphone oder Handy von überall aus zugänglich ist:

• Online-Verwaltung von Mitgliedsanträgen und -unterlagen, einschließlich des Zahlungseingangs und der automatischen Integration in die Mitgliederdatenbank;
• Abwicklung der Buchhaltung über die automatische Erfassung von Buchungsposten, Warnmeldungen für die Einlösung von Schecks, die Erstellung von Buchungsunterlagen und die Überwachung der Finanzlage in einem Dashboard ;
• Schnelle Erstellung einer Website in den Farben Ihres Vereins, die Sie regelmäßig aktualisieren können, um mit Ihren Mitgliedern zu kommunizieren;
• Organisation von Veranstaltungen, die durch die Einladung von Mitgliedern, die Verfolgung der Teilnahme und die Erinnerung an nicht antwortende Mitglieder sowie die Werbung in Ihren sozialen Netzwerken mit einem Klick erleichtert wird.

💰 Preise:

• Basic-Angebot: 10 €/Monat.
• Pro-Angebot: 25 €/Monat
• Premium-Angebot: 35 €/Monat
• Serenity-Angebot: nach Kostenvoranschlag

Yapla, für die Vereinfachung Ihrer Buchhaltung

👉 Mit der Yapla-Software sparen Sie Zeit bei Ihren Aufgaben mit geringer Wertschöpfung und konzentrieren sich stärker auf sinnvolle Aufgaben, dank :

• der Online-Verwaltung von Mitgliedschaften,
• die Einrichtung und das Sammeln von Spendenkampagnen,
• die Automatisierung der Erstellung und des Versands von Rechnungen,
• die Verwaltung mehrerer Kontenpläne,
• Buchhaltungs-Dashboards und Berichte.

💰 Preise:

• Angebot Start: kostenlos.
• Angebot Flug: 19€ / Monat / Nutzer.
• Angebot Orbit: 49€ / Monat / Nutzer.
• Galaxie-Angebot: 99€ / Monat / Nutzer

Finden Sie mit diesem Quiz die richtige Verwaltungssoftware für Ihren Verein:

Alle Vereine Software ansehen

Gute Verwaltung bedeutet Erfolg für Ihren Verein.

Zögern Sie nicht länger, auf spezielle Software zurückzugreifen.

Sie wurden speziell für die Bedürfnisse aller Arten von Vereinen entwickelt und sind eine wertvolle Hilfe, um Ihnen den Rahmen für die Umsetzung Ihrer Botschaft und Ihrer Aktionen zu bieten.

Sind Sie bereit, Ihren Verein mit einer soliden Verwaltung zu führen?