Event-Management: Software

Event-Management Software: Ratgeber

Was ist eine Event-Management-Software?

Definition

Die Organisation einer Veranstaltung ist zumeist kein leichtes Unterfangen, da sie per Definition das Treffen einer Vielzahl von verschiedenen Menschen und Gruppen ist. Der erste Schritt besteht darin, die Veranstaltung zu bewerben, die Kontaktdaten der Interessenten zu sammeln und sie per E-Mail/SMS einzuladen.

Nach der Ausstellung der Einladungen muss jeder auf eine speziell dem Event gewidmete Website gehen können, um die Details der Veranstaltung einzusehen, sich anzumelden und ggf. für die Teilnahme zu bezahlen. Der Teilnehmer erhält somit eine Einladung (Badge), die er am Eingang für den Zugang zur Veranstaltung vorlegen kann.

Vor Ort müssen die Organisatoren die Teilnehmer zu den für sie interessanten Ständen und den geplanten Konferenzen führen können.

Möglich wird dies durch die online verfügbare Eventmanagement-Software.

Wie funktioniert das?

Theoretisch ermöglicht es die Event-Planning-Software, alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation einer Veranstaltung, welcher Art auch immer sie sein mag, zu vereinfachen. Diese IT-Tools erfüllen die damit verbundenen Aufgaben durch automatisierte Funktionen. Auf der Benutzerseite steht den Anwendern eine intuitive Plattform zur Verfügung, um die Umsetzung ihres Projekts genau zu überwachen. Diese Tools beinhalten zudem in der Regel ein E-Mail-Modul, mit dem Sie Tausende von E-Mails mit einem Klick versenden können. Gleiches gilt für andere Aufgaben wie das Reporting.

Da es sich um ein Online-Tool handelt, ist eine Internetverbindung erforderlich. Es ist jedoch nicht notwendig, die Software lokal zu installieren, um sie nutzen zu können. Diese Option ermöglicht dem Benutzer den freien Zugriff auf seinen Zeitplan, da es möglich ist, sich von jedem Endgerät aus zu verbinden.

Was sind die wichtigsten Funktionen der Event-Management-Software?

Da es sich um eine Eventlösung handelt, muss diese Software diese grundlegenden Funktionen integrieren, um den Erfolg einer Veranstaltung zu gewährleisten:

Registrierungs- und Teilnehmermanagement

Online-Seminarsoftware wie z.B. Event-Software ermöglicht es einem potenziellen Teilnehmer, sich direkt online für eine Schulung oder Veranstaltung zu registrieren. Sobald das Anmeldeformular ausgefüllt ist, können die Organisatoren es leicht sortieren. Dies spart ihnen Zeit bei der Verwaltung von Formularen und der Erfassung von Informationen über Gäste. Diese Funktion ist auch eine praktische Möglichkeit, die Leistung der organisierten Veranstaltung zu verfolgen, indem Sie die genaue Anzahl der Teilnehmer überwachen.

Badge-Verwaltung

Ein Event-Badge ist ein unverzichtbares Accessoire bei der Organisation von Meetings, Ständen und Seminaren. Die Generierung einer Vielzahl von Badges ist dank der Software automatisiert und stellt kein Problem mehr dar. Dieses Tool kann nach den Wünschen der Organisatoren individuell gestaltet werden.

Ticketing-Management 

Dank dieser Software können Manager je nach Veranstaltung verschiedene Ticketing-Systeme erstellen. Das Tool bietet ihnen anpassbare Tickettexte, eine vereinfachte Hintergrundbildeinblendung und viele weitere Optionen, um ein Ticket für den Check-in zu erstellen. Nach der Ausstellung der Tickets sorgt ein Modul dafür, dass diese mit den Zahlungsbedingungen online gestellt werden. Im Allgemeinen ermöglichen solche Tools auch die Bezahlung per Fernzahlung. Die Tickets werden dann per E-Mail verschickt.

Wer nutzt Event-Management-Software?

Diese Software bietet computergestützte Dienstleistungen für die Durchführung verschiedener Veranstaltungen: Ausstellungen, Einweihungen, Konferenzen, Kongresse, Seminare, etc. 

Alle an diesen Veranstaltungen beteiligten Unternehmen können diese Werkzeuge nutzen. Diese Instrumente richten sich insbesondere an Unternehmen, die ihre Produkte so effektiv wie möglich bewerben wollen.

Warum Event-Software in einem Unternehmen einsetzen? 

Vorteile

• Die Erledigung der verschiedenen Aufgaben ist weniger zeitaufwendig und sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz bei der Arbeit. 
• Sie optimiert das Eventmanagement.
• Sie spart Geld und Zeit. 

Nachteile

• In den meisten Fällen bieten kostenlose Versionen nur die Hälfte der Funktionen, die in professioneller Software enthalten sind. 

Wie wählt man eine Online-Event-Software aus? 

• Funktionsumfang: Die Funktionalitäten dieser Software sind von Modell zu Modell unterschiedlich. Einige Tools sind bereits vorkonfiguriert, andere können passgenau zusammengestellt werden. Das Ziel ist es, ein Programm zu wählen, das in der Lage ist, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens möglichst genau zu erfüllen.  
• Gästezahl: Der Versand von Badges, E-Mails und SMS erfordert einen erheblichen Zeitaufwand im Eventmanagement. Es ist wichtig, dass die Software diese Aufgaben mit einem einzigen Klick ausführen kann, um wiederholte Arbeiten zu vermeiden. Da die Anzahl der Gäste, die von diesen Programmen berücksichtigt werden, nicht immer gleich ist, ist es notwendig, eines zu wählen, das schnell Nachrichten an alle Teilnehmer senden kann.   
• Kosten: Die auf dem Markt erhältliche Software ist zu unterschiedlichen Preisen erhältlich. Da jede Version ihre Vor- und Nachteile hat, ist es ideal, den Rat eines Fachmanns einzuholen, um nicht in ein Werkzeug zu investieren, das den Bedürfnissen des Unternehmens nicht gerecht wird.