Agile Projektmanagement Software: Ratgeber
Was ist eine Agile Projektmanagement-Software?
Definition
Eine Agile Projektmanagement-Software ist ein Management-Tool, das der Planung von Aufgaben im Rahmen von Projekten entsprechend den Zeit-, Ressourcen- und Kostenbeschränkungen gewidmet ist. Sie ermöglicht es, Teamarbeit nach der bevorzugten Arbeitsmethodik zu organisieren. Projektmanagement-Software gibt es in verschiedenen Formen, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden und Teams bei unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden zu unterstützen.
Darüber hinaus ermöglicht die Agile Projektmanagement-Software die Automatisierung bestimmter Prozesse, wie zum Beispiel die automatische Zuweisung von Aufgaben an die Teilnehmer, was zu einer gesteigerten Produktivität und einem reibungsloseren Informationsfluss führt.
Wie funktioniert es?
Die Agile Projektmanagement-Software ist um eine oder mehrere Arbeitsmethoden (Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, Kritischer Pfad, PERT usw.) aufgebaut. Sie bietet somit einen Rahmen für die Durchführung und Verfolgung des Projektlebenszyklus unter guten Bedingungen. Diese Werkzeuge sollen die Produktivität des Teams durch die Vereinfachung und Automatisierung der Arbeitsorganisation steigern.
Die meisten modernen Werkzeuge sind auch leistungsstarke Kollaborationslösungen, die Synergien zwischen den Projektbeteiligten (Projektmanager, Ingenieure, Kunde usw.) schaffen.
Für wen ist Agile Projektmanagement-Software geeignet?
Agile Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Fristen zu verwalten und Budgets präzise zu verfolgen. Jeder Teilnehmer hat Zugang zu den Informationen, die er benötigt, um die ihm zugewiesene Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Detaillierte Abrechnung, Buchhaltung, Bestandsverwaltung und Fortschrittsüberwachung sind mit nur wenigen Klicks zugänglich. Die Agile Projektmanagement-Software eignet sich daher für alle Arten von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU):
Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten
Jedes Unternehmen kann im Projektmodus arbeiten, um in seiner Organisation agiler zu werden. Agilität ermöglicht es, alle Mitarbeiter zu verantwortungsvollen Akteuren zu machen und dem Unternehmen die schnelle Anpassung an Veränderungen zu erleichtern. In diesem Fall reichen kollaborative Aufgabenverwaltungswerkzeuge oder einfache Planungstools aus, um die Arbeitsbelastung der Teams zu organisieren.
IT-Dienstleister: Agile Software-Projektmanagement
Agile Projektmanagement-Software ermöglicht es IT-Dienstleistern, den Entwicklungsprozess effizient zu verwalten und gleichzeitig pünktliche Lieferungen an Kunden zu gewährleisten. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, hohe technische Qualität sicherzustellen und schnell auf Funktionsstörungen zu reagieren.
Interne Projektsteuerung
Viele Unternehmen setzen auf das Online-Projektmanagement und arbeiten aus der Ferne mit mehreren Mitarbeitern zusammen. Dies bietet ein webbasiertes oder SaaS-Projektmanagement-Tool. Dieses strategische Tool ist ideal für den Projektleiter, um das Projektportfolio, Ressourcen zu verwalten und den Fortschritt interner Projekte in Echtzeit zu verfolgen.
Welche Vorteile bietet die Nutzung einer Agile Projektmanagement-Software?
Das Projektüberwachungstool in Kombination mit der Agile Methodik ist ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen. Hier sind einige erweiterte Funktionen und Module, die in Ihrem Arbeitsalltag unverzichtbar werden:
Vorteile:
- Zeitersparnis: schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente
- Gantt-Diagramm-Zugang: Ein Tool, das das Projektmanagement erleichtert, indem es die verschiedenen Projektphasen und Meilensteine visuell darstellt.
- Erstellung präziser Berichte: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Berichte, um die Organisation oder Finanzdaten zu überwachen.
- Multi-Geräte-Zugriff: Ob Sie in einem Geschäftstreffen oder unterwegs sind, Sie können auf Ihre Agile Projektmanagement-Software über Ihren Computer, Ihr Tablet oder sogar Ihr Smartphone zugreifen. Die Software wird gleichzeitig auf allen Geräten aktualisiert.
- Ein kollaborativer Arbeitsbereich: Kommunizieren Sie schnell und einfach mit allen Beteiligten, anstatt zahlreiche E-Mails zu versenden und Ihre Produktivität mit der Online-Kollaboration im Projektmanagement zu optimieren.
- Ein sicherer Speicherplatz: Laden Sie Dateien in Ihren Speicherplatz hoch, sodass alle Projektbeteiligten sicher darauf zugreifen können.
- Risikomanagement: Budgetüberschreitungen oder Lieferverzögerungen
Nachteile:
- Viele Agile Projektmanagement-Softwarelösungen sind eigentlich nur Aufgabenmanager
- Der Abschluss eines Projektmanagement-Kurses (Methodik) ist eine notwendige Voraussetzung
- Die Einführung eines neuen Tools kann komplex sein
Wie wählt man eine Agile Projektmanagement-Software aus?
Die Anzahl der Lösungen für Agile Projektmanagement-Software hat in den letzten Jahren stark zugenommen, sodass es schwierig ist, eine Wahl zwischen den verfügbaren Lösungen zu treffen. Es wird zunehmend wichtiger, zuerst eine solide Bewertung der Anforderungen des Unternehmens durchzuführen, die einem Lastenheft entsprechen kann.
Definition der Unternehmensbedürfnisse für eine bessere Auswahl
Zunächst muss festgelegt werden, ob Sie eine lokal gehostete Lösung oder eine vollständig Online-Lösung (Cloud SaaS) verwenden möchten. Das On-Premise-Modell verliert gegenüber abonnementbasierten Online-Softwarelösungen (SaaS) an Popularität, da der Zugriff von überall aus möglich ist, solange eine Internetverbindung vorhanden ist.
Konsultieren Sie Ihre Teams, um die Softwareeinführung zu erleichtern
Dann ist es wichtig, mit Ihren Teams zu bestimmen, welche Projektmethodik sie anwenden möchten. Einige Projektmanagement-Software ist beispielsweise besser für eine SCRUM-Methode geeignet als für eine Agile-Methode. Sobald die Arbeitsmethodik ausgewählt ist, können Sie eine Reihe von Fragen angehen, um Ihre Bedürfnisse klar zu definieren, wie zum Beispiel:
- Welche obligatorischen Funktionen möchte ich nutzen können?
- Wie viele Arbeitsplätze sind in meinem Abonnement enthalten?
- Ist meine Agile Projektmanagement-Software auch offline zugänglich?
- Kann ich Dateien direkt in meiner Projektmanagement-Software speichern?
- Ermöglicht sie zusätzliche Funktionen (Zeiterfassung, Online-Chat, Rückplanung usw.)?
- Ist die Software mit anderer Drittanbieter-Software kompatibel?
- Kann ich eine Aufgabe mit einer Person teilen, die keinen Zugriff auf die Software hat?
- Ermöglicht die Softwareoberfläche die Nutzung auf Mobilgeräten oder Tablets?
