Enterprise Resource Planning (ERP): Software

Enterprise Resource Planning (ERP) Software: Ratgeber

Was ist eine ERP-Software?

Definition

ERP-Software (Enterprise Resource Planning) sind Programme, die eine Rationalisierung von Unternehmensprozessen erlauben. Sie ermöglichen es, Informationen besser zu überblicken, verschiedene Aufgaben zu planen, Waren zu überwachen (Produkte, Artikel, Lagerbestände), sowie Lieferanten und Zwischenhändler zu managen. Der grundlegende Unterschied zwischen einer ERP-Software und anderen Managementlösungen ist die Benutzung einer gemeinsamen Datenbank für alle Unternehmensbereiche. Die Zentralisierung aller Daten und ihre Auswertung durch verschiedene ERP-Module, ermöglicht die Steuerung von verschiedensten Aktivitäten in Unternehmen.

ERP-Systeme gewährleisten ein einheitliches und kohärentes Management aller Informationssysteme im Unternehmen. Die Nutzung moderner ERP-Programme erleichtert dank der unterschiedlichen Funktionen das Management erheblich und ist für alle Unternehmen geeignet.

Wie funktioniert eine ERP-Software?

Traditionelle ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning-Systeme) bauen in der Regel auf Produktmanagement-Systemen auf. ERP-Anwendungen werden vor allem von Unternehmen ausgewählt, die im Vertrieb von Gütern aktiv sind. 

Diese wollen vor allem ihre Informationen zentralisieren und das interne Informationssystem vereinfachen, um so Ressourcen zu sparen. Es können verschiedene Module,  in ein ERP-System integriert werden,die jeweils verschiedene Branchen / Abteilungen ansprechen, z. B.: 

• Vertriebsmanagement,

• Einkaufsmanagement,

• Produktionsmanagement und Steuerung der Logistikkette,

• Projektmanagement,

• Verwaltung der Kundenbeziehungen,

• Lager-Management,

• Steuerung von Lohnzahlungen,

• Personalplaner / Human Resources,

• Buchhaltungsmanagement und Finanzsteuerung.

Diese Module fassen alle wichtigen Daten des ERP-Projekts zusammen und sind immer stimmig und aktuell, denn sie beruhen alle auf derselben zentralisierten Datenbank. ERP-Softwaresysteme müssen genau parametrisiert sein, um auf die individuellen Anforderungen und Prozesse jedes Unternehmens zugeschnitten zu sein. Deshalb fordern sie die beteiligten Personen häufig zu einer kontinuierlichen und gemeinsamen Optimierung auf.

Seit dem Jahr 2005 kommen zunehmend ERP-Softwarelösungen auf den Markt, die flexibler und agiler sind. Sie bieten folgende Vorteile:

• Kleinere Investitionen zu Beginn,

• Weniger technischer Aufwand bei gleichem Funktionsumfang,

• Wesentliche Verbesserung des ROI,

• Bessere Möglichkeiten zur Weiterentwicklung,

• Bessere Bedienbarkeit und kollaborative Funktionen dank der Cloud ERP.

Die Funktionen und Module eines ERP-Systems

Ein ERP-Werkzeug fasst alle funktionellen Module zusammen, indem es dieselbe Datenbank benutzt. Durch Einführung einer ERP können die einzelnen Unternehmensbereiche harmonisch miteinander funktionieren. Die einzelnen Modul-Anwendungen greifen also wie Lego-Steine ineinander.

Die Architektur einer ERP-Lösung unterscheidet Finanzmodule, Logistik-Module und Elemente für den Onlinehandel. Das Finanzmodul wiederum ist in 5 Untermodule eingeteilt und ermöglicht dadurch ein Management entsprechend der Unternehmensleitlinien. Des Weiteren steuert das System die analytische und generelle Buchhaltung. 

Es vereinfacht Investitionsmanagement, Personalmanagement, Spesen und alles im Bereich Lohnzahlung und Arbeitszeit. Für die Nutzung dieses Moduls sind vertiefte Kenntnisse im Bereich Buchführung nötig. Deshalb arbeiten bei der Entwicklung von ERP-Systemen Experten aller Branchen zusammen!

Das Logistik-Modul wird für das Management der Käufe und Verkäufe und insbesondere auch für das Lagermanagement benutzt, das für Unternehmen oft große Kosten verursacht. Dieses Element ermöglicht es, auch Kundenbestellungen und Lieferungen zu managen und zu überwachen. Trotzdem sollte man natürlich den größten Trumpf dieses Moduls nicht vergessen: Die Optimierung des Workflows. 

Auch die präzise Verwaltung von Qualitätskontrollen und Abrechnungen ist ein Pluspunkt von ERP-Lösungen, die alle Abhilfemaßnahmen koordinieren und einleiten. Im Bereich Onlinehandel oder E-Commerce bieten sie zudem ein online Vertriebssystem an. 

Offiziell fällt das Logistik-Modul in die Kategorie der Customer Relationship Management (CRM) Software. Das Element ermöglicht außerdem die Erstellung von Statistiken zu jeder Art von Datenbank. Außerdem ist es möglich, ein Reporting-Tool zu integrieren.

Welche Unternehmen nutzen ERP-Software?

Die Verwendung einer digitalen Lösung für die Unternehmenssteuerung ist unumgänglich, wenn man den heute enorm hohen Stellenwert des E-Business in vielen Unternehmen betrachtet. Eine ERP-Anwendungen sind deshalb sehr nützlich und bieten einen Weg, alle Funktionen eines Unternehmens in ein System zu integrieren.

Unabhängig von der Unternehmensgröße hat die Software die Eigenschaft, Anwendungen um das interne Informationssystem herum zu erstellen. So kann jeder Bereich der Firma in einem ERP-Modul zusammengefasst werden. 

Nicht alle Programmelemente sind abhängig von anderen Modulen, aber alle teilen sich eine gemeinsame Datenbank. Eine solche Ressourcenplanungssoftware ist auch ein Motor für den internen Workflow. Deshalb werden eingegebene Daten in einer ERP-Software umgehend in das passende Subtool abgespeichert und stehen je nach Programmierung anderen Modulen gleichzeitig zur Verfügung. 

ERP-Systeme bauen auf einer Oracle-Datenbank auf und basieren oft auf einem Client/Server Modus. Sie ist außerdem mit Anwendungen der Microsoft Office Pakete wie PowerPoint und Excel kompatibel. Letzteres Tool wird im Zusammenhang mit dem ERP oft zum Import und Export von Daten genutzt. 

Warum sollte man ein ERP-System benutzen?

Das Ziel eines ERP-Systems ist die Automatisierung der Arbeitsprozesse und Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Von  Bestandsverwaltung über Produktion und Vertriebsmanagement bis zur Lohnzahlung können Sie mit entsprechenden Modulen alle Unternehmensfunktionen integrieren und somit rationalisieren. 

ERP-Produkte beruhen auf dem Prinzip einer gemeinsamen Datenbank, in der alle Informationen Ihres Unternehmens gespeichert werden. Genauer gesagt: Ein Händler, der einen Sale in seiner Online-App einträgt, wird automatisch im ERP registriert. Dieser Sale wirkt sich dann automatisch auf die Lagerhaltung, die Buchhaltung und das Umsatzjournal aus. Vergrößern Sie so die Effektivität und Leistung des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen.

Vorteile

Die neue Generation von ERP-Systemen folgt nicht mehr dem On-Premise-Modell, sondern basiert auf dem SaaS-Prinzip (Software as a Service). Sie passt sich an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen an, indem sie folgende Funktionen anbietet:

• Benutzerfreundliches Interface,

• Jederzeit und überall Zugang von mobilen Endgeräten aus,

• Funktionen zur Zusammenarbeit (Dokumente können beispielsweise geteilt werden),

• Verwertung der Daten durch Marketing- und Vertriebsfunktionen,

• Daten müssen nicht mehrmals eingegeben werden (direkte Synchronisierung mit allen Software-Bestandteilen).

Nachteile

Die Grenzen der ERP-Systeme für mittelständischen Unternehmen/KMUs sind folgende:

• Der Aufbau ist oft nicht flexibel und konfigurierbar genug.

• Die Einsatz von ERP ist teuer und komplex

• Die Auswertung der Daten ist oft unzureichend.

Wie sollte man das passende ERP-System auswählen?

Um die Software zu finden, die perfekt zu Ihnen, dem Unternehmen und ihren Bedürfnissen passt, bedarf es einiger Überlegungen. Sie sollten Ihr Unternehmen gut kennen und auch eine Idee davon haben, was genau Sie durch den Einsatz der Software erreichen wollen. Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern und fragen Sie diese, welche Kriterien wichtig für sie sind. Behalten Sie auch die andere Software, die bereits im Einsatz ist im Blick. Sind die verschiedenen Systeme kompatibel? Wollen sie vielleicht in der Zukunft noch andere Module integrieren? Welche Schnittstellen gibt es und wie kompliziert ist  die Integration? Holen sie sich am besten experten aus den verschiedenen Abteilungen, vor allem aus der IT-Abteilung an Board. Folgende Kriterien sind wichtig für eine gelungene Auswahl der Programme:

Kriterien

• Einrichtungsaufwand,

• Möglichkeiten zur Weiterentwicklung,

• Ergonomie,

• Zusammenspiel von Anwendung, Anwender und IT-Manager.

Um sich einen Eindruck über die Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit eines Programmes zu verschaffen ist es am besten, man probiert es einfach direkt aus. Testen Sie deshalb am besten einige Programme oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Software direkt selbst testen. Viele Provider bieten Demo-Versionen an, oder Sie lesen einige Produktrezensionen. Auf unserer Website finden sie Viele hilfreiche Artikel und Rezensionen. Schauen sie sich also ruhig etwas um!

Software-Lösungen für Start-Ups, Selbstständige und mittelständischen Unternehmen (KMU)

Bekannte ERP-Hersteller wie SAP, Oracle und PeopleSoft teilen sich zu dritt 50% des Marktes.

Hier sind noch weitere ERP-Anbieter: 

• Sage Cloud100, 

• abas ERP, 

• SelectLine Software, 

• Weclapp, 

• Microsoft Dynamics 365, 

• Myfactory, 

• 3S ERP.