PIM Software: Ratgeber
Was ist PIM?
Definition
Product Information Management (PIM) bzw. auf Deutsch Produktinformationsmanagement bezieht sich auf die Software und Prozesse zur Zentralisierung, Bedienung und Aktualisierung aller von einem Unternehmen entworfenen Produktdaten (technische Daten, Bilder, Preise, Messungen, etc.). Produktdaten aus der PIM-Software können unter anderem zum Drucken von Produktkatalogen, zur Aktualisierung von Beständen auf E-Commerce-Sites oder zum Austausch von Informationen in einem Netzwerk von Distributoren verwendet werden.
Wie funktioniert das PIM?
Das PIM ist eine datengesteuerte technologische Plattform (Computerprogramm), die alle Marketing-, technischen, Benutzer- und Medieninformationen zu einem oder mehreren Produkten zusammenfasst. Die erzeugten Daten und Informationen stammen überwiegend aus den folgenden Quellen und Formaten:
- Flat Files vom Typ CSV, XLS (Excel), XML, PDF, Textverarbeitung, Videos, Bilddateien...
- Beliebige Datenbanken: MySQL, Microsoft Access...
- Unternehmensinformationssystem: ERP (Messungen, Preise, Spezifikationen), CRM, E-Commerce-Website...
Neben der Erfassung und Zentralisierung von Daten in einer einzigen Datenbank ermöglicht Ihnen das PIM auch die Anreicherung, Korrektur, Suche, Klassifizierung, Übersetzung und Aktualisierung aller Produktdaten. Damit wird eine sehr hohe Informationsqualität durch Datenintegrität und agiles Datenmanagement ermöglicht.
Der dritte Schritt nach der Datenerhebung und -verarbeitung ist die Weitergabe von Produktdaten an Drittanbieter über CSV-Export, XML-Export oder direkt über Rest-API (Web Services). PIM-Daten werden in der Regel in den folgenden Anwendungsfällen verwendet:
- Design und Druck eines Produkt- oder Preiskatalogs
- Aktualisierung mobiler Anwendungen (z.B. Preisliste für den Außendienst)
- Aktualisierung der Inhalte einer E-Commerce-Website, eines Marktplatzes oder sozialer Netzwerke
- Versorgung eines Point of Sale (Store) mit Produktinformationen (Bestand, Lager, Marketingunterstützung, Verkaufstrends, etc.)
- Schaffung eines besseren Kundenerlebnisses auf einer E-Commerce-Site
Einige PIM-Tools integrieren sich nativ über eine API mit spezialisierter Software wie Katalogmanagement, Geschäftsprozessmanagement und Data Quality Management.
Die wichtigsten Funktionen der PIM-Software
Funktionen, die von allen PIM-Lösungen abgedeckt werden
- Sammlung von Produktinformationen aus verschiedenen Datenquellen
- Zentralisierung von Daten und Informationen in einer einzigen Datenbank
- Identifizierung und Korrektur von problematischen oder inkonsistenten Daten
- Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit der Datenbewegung und -aktualisierung
- Suchmaschine und Filter
- Verwaltung von Tags, Nomenklaturen, Kategorien, Metadaten und Taxonomie im Allgemeinen
- Verbreitung von Produktinformationen an Einzelhandel, Social Media, Marketing oder Vertriebskanäle
- Dashboard
Der größte Unterschied zwischen dem PIM und einer ähnlichen thematischen Katalogmanagementsoftware besteht darin, dass das PIM umfassender ist und über die Datenanreicherung hinausgeht.
Konzepte ähnlich dem PIM
- DAM (Digital Asset Management): Verwaltung von Mediendateien zu Entitäten (Produkt, Thema, Daten)
- PDM (Product Data Management): Verwaltung nur strukturierter Produktdaten (keine Kommentare, angehängte Dokumente, etc.)
- PLM (Product Life Cycle Management): Produktlebenszyklus-Management. Es gibt eine strategische Vision des Produkts (Marketing, Pre-Sales, Vertrieb, Marketing, funktionale Anpassungen, etc.).
- MDM (Master Data Management): Verwaltung eines Datenspeichers für das gesamte Informationssystem des Unternehmens.
- ECM (Enterprise Content Management): Verwaltung aller Unternehmensinhalte
Wer nutzt PIM-Software?
PIM-Software ist oft viel vielseitiger, als wir denken. Sie dient nicht nur der Verwaltung technischer Produktionsdaten, sondern vor allem auch für Marketing und Vertrieb. Hier sind die wichtigsten Anwender von PIM-Software:
- Marketing-Teams, die Multi-Channel-Aktionen durchführen möchten.
- Informationssystem-Manager (IS-Manager), die sich mit der Harmonisierung des Produktdatenmanagements und der Reduzierung von Fehlern befassen.
- Einkäufer, die ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken wollen.
- E-Commerce-Manager, die von der Qualität der Produkte beim Online-Verkauf profitieren.
Vor- und Nachteile einer Online-PIM-Lösung
Vorteile
Ein Online-PIM-Tool wie Afineo oder Akeneo bringt viele Vorteile mit sich:
- Alle Produktinformationen können zentralisiert und gemeinsam und gleichzeitig verwaltet werden;
- Es gibt Referenzen Struktur, indem es sie priorisiert (z. B. ein Produkt wird in 25 Artikel unterteilt) und miteinander verknüpft (z.B. zwei zusammen verkaufte Artikel erhalten einen Rabatt von 15%);
- Es ermöglicht es, die Produkt- und Artikeldaten auf dem neuesten Stand zu halten, da alle Mitarbeiter die gleiche Datenbank aktualisieren;
- Es macht es einfach, diese Daten zu verwenden. Das häufigste Beispiel ist die automatische Katalogerstellung;
- Es ermöglicht es, Mitarbeiter zu befähigen, Informationen zu zentralisieren und Referenzen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen.
Nachteile
- Das PIM ist nicht ausreichend, um alle Produktinformationen zusammenzufassen. Sie muss durch ein DAM ergänzt werden, z.B. für die Medienverwaltung.
- Open Source PIM-Lösungen sind in Bezug auf den Funktionsumfang unzureichend. Spezifische Entwicklungen oder der Kauf von Modulen sind zu erwarten.
- Die Kosten für einen Integrator sind sehr hoch.
Wie wählt man eine PIM-Software aus?
Kriterien
- Preis - Es gibt leider kein kostenloses PIM.
- Vollständige Vermögensverwaltung (ideal integriertes DAM)
- Möglichkeit, mehr als ein Repository (dissoziierte Universen) beispielsweise pro Marke zu erstellen
- Kompatibel mit allen Marketingkanälen
- Integration und Synchronisation mit CRM, ERP, CMS & E-Commerce-Sites wie Magento, Prestashop, Projektmanagement oder EDM-Tools
- Ergonomie: Fokus auf intuitive Lösungen
