Smartsheet bleibt ein hervorragendes Tool für das Projektmanagement in Unternehmen und Organisationen jeder Größe. Die wichtigsten Funktionen, die es wert sind, aufgelistet zu werden, sind:

• Zusammenarbeit und Kollaboration in Echtzeit

• Workflow-Automatisierung

• Inhaltsmanagement

• Zahlreiche Integrationen

• Sicheres Anforderungsmanagement

• Prozessmanagement

• Digitales Asset-Management

• Ressourcenmanagement

Wir haben drei Features genauer unter die Lupe genommen, um eine klarere Vorstellung davon zu haben, wie Sie und Ihr Team von der Software profitieren können.

Zusammenarbeit und Kollaboration in Echtzeit

Mit unserem Test haben wir ein umfassendes und flexibles Toolset für die Planung, Überwachung und Durchführung von Projekten entdeckt. Mit Smartsheet können Teams alle Aspekte ihrer Projekte verwalten, von der anfänglichen Planung und Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Überwachung des Fortschritts und der endgültigen Lieferung.

Jeder Nutzer wird mit Smartsheet sein Glück finden. Selbst externe Stakeholder! Ja, Sie haben richtig gehört. Dank Formulare sind Sie in der Lage, fehlerfreie Daten von internen und externen Stakeholdern mit benutzerdefinierten Formularen zu erfassen. 

Die Zusammenarbeit wird noch weiter gefördert, indem Ihre Teams Konversationen innerhalb der Smartsheet-Projekte beginnen können. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, Dateien gemeinsam nutzen und über Aufgaben und Projektfortschritte kommunizieren.

Wir sind von den Smartsheet Ansichten sehr begeistert: Sie sind in hohem Maße anpassbar, sodass die Teams die Software an ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Prozesse anpassen können.

Workflow-Automatisierung

Sie verbringen sicherlich viel Zeit mit Genehmigungen, bevor Sie mit dem eigentlichen Projekt beginnen? Und wenn wir Ihnen sagen, dass das jetzt der Vergangenheit angehört? Mit Smartsheet können Sie sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. die Genehmigung eines Dokuments oder Projekts, automatisieren und werden innerhalb der Desktop- oder Mobile-App, per E-Mail oder über eine Messaging-App, wie Slack, Microsoft Teams oder den Hangouts Chat benachrichtigt, wenn Sie loslegen können.

Mit der Definition automatisierter Regeln können Sie Aktionen auslösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beispielsweise können Benachrichtigungen automatisch an bestimmte Teammitglieder gesendet werden, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. Oder es kann ein Freigabeprozess automatisch gestartet werden, wenn ein bestimmtes Datum erreicht wurde.

Auf diese Weise bringt Ihnen die Workflow-Automatisierungsfunktion von Smartsheet:

• Zeitersparnis: Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, sodass sich die Teams auf strategischere und kreativere Aufgaben konzentrieren können.
• Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Workflows verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit und verbessern die Genauigkeit, indem sie manuelle Schritte eliminieren und die Möglichkeit menschlicher Fehler reduzieren.
• Konsistenz: Automatisierte Workflows gewährleisten die Konsistenz von Prozessen, da sie jedes Mal auf die gleiche Weise und ohne Abweichungen ausgeführt werden.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Automatisierte Workflows bieten einen besseren Einblick in den Projektfortschritt, da sie Benachrichtigungen, Aktualisierungen und Statusänderungen auslösen können.

Ressourcenmanagement

Sie brauchten sicherlich schon einmal einen klaren Einblick in Echtzeit in die Kapazität Ihres Teams bezüglich ihrer Verfügbarkeit für ein Projekt.

Mit Resource Management by Smartsheet erhalten Sie einen klaren Einblick in die Kapazität Ihres Teams, Zeitpläne effizient zu verwalten, spontan Änderungen vorzunehmen und sofort die Auswirkungen auf das Projektbudget zu sehen. Planen Sie im Voraus und erkennen Sie potenzielle Probleme, bevor sie zu einem Problem werden. Und wenn sich etwas ändert, treffen Sie sichere Personalentscheidungen auf der Grundlage individueller Kriterien wie Qualifikation, Standort, Kostenrate oder Verfügbarkeit.

Die Team-Planung ist sehr interaktiv und flexibel: Sie verfügen über eine visuelle Darstellung der Ressourcen und können nach Kapazität sortieren. Die Dashboards für Teammitglieder sorgen dafür, dass Ihr Team informiert und engagiert bleibt und sich auf die anstehende Arbeit konzentrieren kann. Ihr Team kann Zuweisungen mit seinem Kalender synchronisieren, und über E-Mail-Benachrichtigungen bleiben alle auf dem Laufenden, wenn sich Personalpläne ändern.

Kurz gesagt, Smartsheets Ressourcenmanagement-Feature bietet ein umfassendes und flexibles Toolset für die Verwaltung von Ressourcen, die Optimierung der Ressourcennutzung und die Sicherstellung einer effizienten Projektabwicklung.