Projektmanagement: Software

Projektmanagement Software: Ratgeber

Was ist eine Projektmanagement-Software?

Definition

Eine Projektmanagement (PM) Software ist ein Tool zur Planung der Aufgaben, die in Verbindung mit einem Projekt entstehen. Sie bezieht zudem finanzielle und zeitliche Ressourcen in das Projektmanagement mit ein. Die Software kann außerdem zur Organisation von Teamarbeit in allen Abteilungen (Marketing, Sales, F&E...) sowie anderen Arbeitsmethoden benutzt werden.

Wie funktioniert ein solches Programm?

Eine Projektmanagement-Software (PMS) ist auf verschiedene Arbeitsmethoden zugeschnitten (Agile Scrum, PMBOK, kritischer Pfad, PERT usw.). Das Programm bietet zudem ein Arbeitsumfeld (Framework), um bestimmte Abschnitte eines Projektes unter angepassten Bedingungen zu erledigen. Softwaretools für das Projektmanagement sind geschaffen, um die Produktivität eines Teams zu steigern, indem sie die Arbeit durch die Automatisierung der Organisation vereinfachen.

Der Großteil der modernen Software-Lösungen kann gleichzeitig auch als Kollaborationswerkzeug für die Verbesserung der Zusammenarbeit eingesetzt werden. Diese bietet die Möglichkeit, Synergien zwischen Projektteilnehmern (Projektleiter, Ingenieure, Kunden usw.) zu schaffen und die dadurch eingesparten Ressourcen an anderer Stelle effizient einzusetzen.

Wie wähle ich das richtige Tool?

Einige Softwarelösungen stehen nur zum Herunterladen bereit, andere sind im SaaS-Modus als Webanwendungen verfügbar. Excel ist aufgrund seiner eingeschränkten Funktionen für das Projektmanagement ungeeignet und daher zu vermeiden.

Auswahlkriterien:

• Integration: Synchronisation mit Dropbox, Google Drive, CRM, Buchhaltungssoftware, ERP, Bestandsmanagement und anderer Bürosoftware;
• SaaS (cloudbasierte Lösung) oder im Premise-Modus (Windows, Mac OS);
• Ergonomie: Einfache Bedienung, intuitive Benutzeroberfläche.

Projektmanagement-Software Vergleich

Wrike: das All-in-One Projektmanagement-Tool

Wrike ist das perfekte Beispiel für eine Projektmanagement-Lösung, die für kollaboratives Arbeiten entwickelt wurde. Seine saubere, intuitive und ergonomische Oberfläche ist äußerst schnell. Sowohl der Projektleiter als auch jeder Mitarbeiter kann Aufgaben verwalten, kommentieren, priorisieren und vor allem auch filtern und sortieren.

Wrike ist ein leistungsfähiges Tool für komplexe Projekte. Im Gegensatz zu MS Project (Microsoft Project) ist Wrike für die Geschäftsentwicklung (Marketing, Finanzen und Design) und nicht nur für das Management konzipiert.

Mit Wrike können Sie schnell Projekte aus Vorlagen erstellen. Wrike erlaubt es Ihnen, Aufgaben Manager zuzuweisen und Mitarbeiter in Kommentaren zu erwähnen, so dass diese im per E-Mail benachrichtigt werden.

Alle Dateien und Kommunikationen werden synchronisiert und auf derselben Plattform zentralisiert, was den durch E-Mails verursachten Datenverkehr reduziert.

Wimi: Interoperabilität und kollaborative Anwendungen im Leistungszentrum

Wimi wird von Teams in KMUs und großen Unternehmen für seine Kommunikations- und Kollaborationstools geschätzt: Die Software wurde aus den Bedürfnissen der Nutzer heraus entwickelt, indem sie die am meisten nachgefragten und bekannten Anwendungen nutzt.

Zum Beispiel: Die Software schlägt einen eigenen Speicherplatz vor und bietet die Möglichkeit, sich mit dem vorhandenen Google Drive zu verbinden.

In einer einzigen Oberfläche zentralisieren die Mitarbeiter ihren Arbeitsbereich und ihre Kommunikationstools, wobei ein Service (vergleichbar mit Slack) direkt in die Software integriert ist. In Bezug auf die Interoperabilität ist es möglich, Wimi mit Salesforce Sales Cloud CRM, Microsoft Office 365 oder den gängigsten Speicherplätzen, wie z.B. DropBox, zu verbinden.

Asana: kollaboratives und intuitives Management

Das Besondere an Asana ist, dass es ein ergonomisches und intuitives Werkzeug zur Verwaltung eines Projekt ist. Es handelt sich um eine sehr leistungsfähige und einfach zu bedienende Software für die Zusammenarbeit, mit der Sie: Kommentare zu Projektaufgaben hinterlassen, Unteraufgaben erstellen, Manager oder Follower zuweisen und vieles mehr.

Die Oberfläche von Asana ermöglicht eine Zentralisierung aller Informationen, die mit dem richtigen Management eines Projekts zusammenhängen:

• Aufgabenverwaltung,
• Dokumente
• Kalendern,
• Fristen,
• Diskussionen.

Clarizen: weltweit führend auf dem Niveau von MS Project

Clarizen ist eine 100%ige Online-Lösung, die sich sofort nach dem Start im Jahr 2006 zu einer zuverlässigen Alternative zu MS Project entwickeln konnte. Die Stärke von Clarizen ist die Integration eines sozialen Netzwerks pro Projekt, um unstrukturierte Informationen (Ideen, Kommentare, Bemerkungen) einfach in nützliche Daten für das Projekt zu übersetzen (Meilensteine hinzufügen, Aufgaben definieren, Wissensdatenbanken, Auftragsänderung).

In Bezug auf die Kundenbeziehungen ist Clarizen dank des Austauschs der Roadmap mit den Beteiligten eines Projekts ein echter Vertrauensvektor. Clarizen ist ideal für IT-Unternehmen, Programmierer und IT-Abteilungen sowie Dienstleistungsunternehmen.

Sciforma: für Experten im Projektportfolio-Management

Sciforma ist aus zwei Gründen eine außergewöhnliche Lösung:

• wegen seiner Kapazität, spezifische Probleme zu integrieren, wie z. B. das Risikomanagement,
• wegen seiner Kapazität, die gängigsten Projektmanagement-Methoden in einem Projekt zu integrieren, wie z.B. Agile, Critical Chain, Prince 2 und andere.

Sciforma ist ein strukturiertes und effizientes Werkzeug in 3 Aspekten: Projektportfoliomanagement, Ressourcenorganisation, sowie Zeiterfassung, Planung und Projektfortschritt. Sciforma richtet sich auch an IT-Unternehmen, Entwicklungsabteilungen und Dienstleistungsunternehmen.

Smartsheet: das einfach zu bedienende Werkzeug

Smartsheet ist eine einfache Lösung für Projektmanagement in einer cloud-basierten Anwendung. Der Mehrwert von Smartsheet ist die intelligente Verwaltung von Projekten mit Tabellenkalkulationen wie Excel (die die überwiegende Mehrheit der Fachleute bereits verwendet und beherrscht). Die Organisation von Aufgaben und die Verwaltung von verschiedenen Ressourcen erfolgt in Echtzeit. Die Projektüberwachung erfolgt über ein automatisches Gantt-Diagramm sowie über die integrierte Agenda der Lösung.

Im kollaborativen Aspekt integriert sich Smartsheet perfekt mit Ihren Dokumenten und Ihrer beruflichen Agenda. Smartsheet richtet sich an kleine Teams wie KMUs, die IT- oder Marketing-Projekte produktiv angehen wollen.

Project Online (MS Project): die Referenz im Projektmanagement

Project Online (Microsoft Project) ist zweifelsohne die am weitesten verbreitete Projektmanagementsoftware der Welt. Seine Funktionalitäten integrieren alle Schritte des Projektmanagements, sowohl vertikal (A bis Z) als auch horizontal (Verteilung von Aufgaben, die mit bestimmten Projektphasen verbunden sind). Dank MS Project können Unternehmen Projekte planen und verwalten, die Personalverwaltung optimieren und Budgets überwachen. MS Project online enthält ein Werkzeug zur Projektanalyse und -kommunikation.

MS Project ist ein komplettes Werkzeug für die Planung, Zusammenarbeit und Verwaltung von Projekten. Allerdings ist MS Project Online bei weitem nicht der einzige Projektmanager auf dem Markt. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse, daher benötigt jedes Unternehmen andere Lösungen.

Welche Funktionen hat ein Projektmanagement-Tool?

Je nach Anbieter, Produkt und Version reicht der Funktionsumfang dieser Tools vom einfachen Freeware Planer bis zum All-In-One Softwarepaket für die Verwaltung ganzer Projektportfolios:

• Aufgabenmanagement: Erstellung, Zuordnung und Priorisierung von Aufgaben auf to-do Listen;
• Zeitplaner: Einschätzen der für die Arbeitsschritte benötigten Zeit und Timesheets, um die zeitlichen Ressourcen einzuplanen;
• Gantt Diagramm: Eine Grafik, die es erlaubt, den Fortschritt eines Projektes zu überwachen und zu antizipieren. Sie dient zudem zur Visualisierung von Meilensteinen;
• Planung und Übersicht der Aktivitäten: Einteilen eines Projektes in kleinere Abschnitte, Koordination der zugeteilten Aufgaben, Erstellung eines realistischen Zeitplans;
• Kostenmanagement: Materialkauf, Personalkosten und Warnung bei drohender Budgetüberschreitung in einem Projekt;
• Teamarbeit und Steuerung der Informationsflüsse: Teilen von Daten, Problemwarnungen, Tracking;
• Dashboard und Reporting, um die Überwachung des Projektes effizient zu steuern und Ergebnisse und Projekterfolg zu verfolgen;
• Portfoliomanagement;
• Abrechnung eines Projektes oder der für einen Kunden aufgewendeten Zeit;
• Dokumenten-Management: Teilen von Dokumenten in einem Web-Interface sowie Zentralisation aller Ordner und Dateien;
• Roadmap: Liste aller geplanten Deadlines in einem Projekt;
• Management des Workflows in einem Projekt.

Finden Sie alle unsere Tipps, Vergleiche von Software und Whitebooks über das Projektmanagement in Unternehmen.

An wen richtet sich eine Projektmanagement-Software?

Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, in einem Projekt Termine zu verwalten und Budgets genau zu verfolgen. Jedes Organisationsmitglied hat Zugang zu den Informationen, die es benötigt, um die ihm anvertraute Mission zu erfüllen. Rechnungen und Bestände werden Ihnen mit wenigen Klicks präsentiert und der Fortschritt der Vorgänge ist jederzeit einsehbar. Die Projektmanagement-Software ist daher für jede Art von Kleinbetrieben und KMUs geeignet:

Unternehmen mit Fokus auf Projektarbeit

Um seine Organisation agiler zu gestalten, kann jedes Unternehmen im Projektmodus arbeiten. Agilität ermöglicht es, die Produktivität aller Mitarbeiter zu steigern und das Unternehmen in die Lage zu versetzen, sich schnell auf Veränderungen einzustellen. In diesem Fall reichen kollaborative Aufgabenverwaltungs- oder einfache Planungstools aus, um die Arbeit in Teams zu organisieren.

Organisieren Sie die Arbeit Ihres Projektteams, indem Sie den Austausch von Dateien erleichtern und Remote Messaging-Tools für die Kommunikation verwenden. Projektmanagement-Software liefert Ihnen zentralisierte Informationen, bietet optimales Dokumentenmanagement und schnellen Zugriff auf Dashboards und Berichte.

Verwaltung von IT-Projekten

Projektmanagement-Software unterstützen IT-Unternehmen, damit sie ihre Entwicklungsprozesse effektiv steuern können und ihren Kunden die angegebenen Lieferzeiten garantieren. Sie gewährleisten eine hohe technische Qualität und reagieren schnell auf eventuelle Störungen.

Monitoring interner Projekte

Viele Unternehmen wählen für ihren Einstieg in das Online-Projektmanagement den Remote-Mode für ihr Team, also die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, ob auf der Web App, mit iOS oder Android. Diese ist in webbasierten Projektmanagement-Tools oder SaaS-Angeboten inbegriffen. Projektmanager profitieren von diesem strategischen Werkzeug vor allem im Hinblick auf das Projektportfoliomanagement, das Ressourcenmanagement und die Echtzeitüberwachung interner Projekte.

Die Vorteile einer Software für agiles Projektmanagement

Ein Monitoring-Tool in Verbindung mit der Agile-Methodik ist ein echtes Plus für Ihre Firma. Hier sind einige erweiterte Funktionen und Module, die diese Anwendungen Ihnen zur Verfügung stellen und die für Ihr tägliches Berufsleben wichtig werden:

Vorteile

• Zeitersparnis: schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente;
• Verwaltung per Gantt-Chart: Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Phasen und Meilensteine des Projekts über die Zeit hinweg zu visualisieren;
• Genaue Berichterstattung: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf Berichte, um die Unternehmens- und Finanzdaten zu verfolgen;
• Möglichkeit der Nutzung von verschiedenen Geräten aus: Ob im Geschäftstreffen oder unterwegs, Sie können das Programm von Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone aus abrufen. Die Software aktualisiert sich auf allen Geräten gleichzeitig;
• Kollaborativer Arbeitsbereich: Einfacher und schneller Austausch mit allen Beteiligten, anstatt E-Mails zu kopieren. Ihre Produktivität wird durch kollaboratives Online Projektmanagement optimiert;
• Sicherer Speicherplatz: Legen Sie Dateien auf Ihrem Online-Speicher ab, damit alle an Ihrem Vorhaben beteiligten Personen sicher darauf zugreifen können;
• Risikomanagement: Überwachung von Budgetabweichungen oder Verzögerungen bei zu erbringenden Leistungen;
• Großer Speicherplatz für alle Dateien und Anhänge;
• Schnelle Aufgabenzuweisung zwischen Nutzern;
• Die meisten Werkzeuge sind DSGVO-konform.
• Benutzerfreundliche Tools schon ab wenigen Euro pro Monat

Nachteile

• Viele Projektmanagementprogramme sind eigentlich "nur" Aufgabenmanager;
• Der Abschluss eines Projektmanagement-Kurses mit einer Einführung in die Methodik ist eine wichtiger Punkt;
• Die Bereitstellung eines neuen Tools kann komplex sein.

Weitere PM-Software

Kostenlos & Open Source

• Redmine: ein Open Source Tool, das in Ruby entwickelt wurde und auf eine MySQL-Datenbank zurückgreift;
• Trello: intuitiver Tool mit der Möglichkeit, ein Kanban Board zu erstellen.

Kostenpflichtige Versionen

• factro & awork: DSGVO-konforme deutsche Lösungen mit Server-Standort in Deutschland;
• monday.com: Umfangreiche Lösung — von der Erstellung von Workflows bis zur Planung von Aufgaben in Kanban-Ansichten;
• Inloox PM: Tool für Outlook, Web & Smartphone;
• Jira: agiles und mobiles Tool für die Zusammenarbeit im Team.