Vertriebsmanagement Software: Ratgeber
Was ist eine Vertriebssoftware?
Definition
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software für das Management von Unternehmen, die Ihnen hilft, alle Vertriebsprozesse zu managen:
- Management von Rechnungen und Bestellscheinen
- Management von Lieferscheinen
- Management von Einkäufen und Verkäufen
- Überwachung des Zahlungsverkehrs
- Lieferantenmanagement und Management der Einkaufspreise
Alle diese Module teilen sich dieselbe Datenbank, so dass immer mit aktuellen Daten arbeiten können und keinen Import/Export zwischen verschiedenen Anwendungen durchführen müssen.
Wie funktioniert das?
Software für das Vertriebsmanagement ist aus Modulen zusammengesetzt. Sie können online auf ein Interface zugreifen und jedes aktivierte Modul steuern:
- Rechnungsstellung, um Rechnungen und Mahnungen zu erstellen, zu versenden und zu archivieren
- Kundenbeziehungsmanagement und Lieferanten-Management, um die Forderungen an Kunden und die Schulden bei Lieferanten anzusehen
- Einkaufs- und Vertriebsmanagement, im den Fluss von Produkten zu überwachen und Lagerbestände in Echtzeit zu steuern
- Finanzmanagement, um alle Zahlungsflüsse und Geldangelegenheiten Ihrer Firma zu überwachen und mit Ihrem Buchhalter zu kommunizieren
Je nach Ihrem Bedarf, können Sie spezielle Module auswählen: Stücklisten, Preismanagement etc.
Diese Lösungen sind mit Ihrem IT-System kompatibel, um bestimmte Prozesse zu optimieren:
- Vervollständigen Sie Ihr CRM mit den neuesten Aufträgen und Anfragen von Kunden, Zahlungsinformationen, usw.
- Automatisieren Sie die Rechnungsstellung und die Buchhaltung, damit alle Buchungen automatisch eingetragen werden
- etc.
Was sind die Hauptfunktionen einer Vertriebssoftware?
Um sich die Funktionen eines solchen System genauer anzusehen, gehen wir auf ein paar wichtige Module näher ein.
Rechnungsstellung
Sie können Ihre Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Kostenvoranschläge, Lieferscheine, usw. mithilfe von Vorlagen und personalisierbaren Layouts erstellen und an Ihre Kunden versenden.
Einige Werkzeuge enthalten auch ein Tool zum Erstellen einer Stückliste: Eine personalisierbare Datenbank, die alle angebotenen Produkte und Dienstleistungen von Unternehmen in Ihrem Sektor enthält (Labels, Preise, Margen,...). Klicken Sie auf ein Angebot, so dass es auf Ihrem Kostenvoranschlag erscheint.
Ein vom Kunden akzeptierter Kostenvoranschlag kann durch das Werkzeug in eine Rechnung umgewandelt werden.
Auf jeder Rechnung können Sie personalisierte Tarife und andere Sonderangebote hinzufügen. Sie können zudem wiederkehrende Sonderangebote speichern und sie mit einem Klick hinzufügen.
Eine Faktura-Software zentralisiert Ihre Rechnungen und sichert eine fehlerfreie Archivierung.
Einige Tools verfügen außerdem über einen Bereich zur Zusammenarbeit, auf dem Ihre Kunden und Lieferanten einen Verlauf aller Transaktionen ansehen können. Falls Sie Dokumente online in der Software gespeichert haben, können Sie diese per PDF exportieren oder direkt per E-Mail an Ihre Kunden versenden.
Warenwirtschaftssysteme halten die Richtlinien für die elektronische Rechnungsstellung ein (Datenschutz und Sicherheit).
Kundenbeziehungsmanagement und Lieferantenmanagement
Steuern Sie online:
- Einkauf: Festlegung von Mindestbeständen und Maximalbeständen, Festlegung von einzukaufenden Mengen, Auswahl von Lieferanten, etc.
- Warenströme: Ausgänge, Eingänge, Verlagerungen
- Bewertung der Lagerbestände, ja nach der gewählten buchhalterischen Methode
Überblicken Sie den Zustand Ihres Lagers in Echtzeit, greifen Sie auf Preislisten Ihrer Lieferanten zurück und schreiben Sie Bestellungen.
Die Daten Ihrer Einkäufe und Verkäufe werden automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt, um alle Warenströme zu verbuchen.
Strategische Steuerung
Vertriebslösungen sind für das betriebliche Management sehr wichtig (vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern)
Analyse-Tools ermöglichen Ihnen eine Visualisierung aller Performance-Indikatoren in Echtzeit (KPIs):
- Analyse der Kostenstrukturen
- Geschäftszahlen und Finanzströme...
- laufende Aufträge, Verzögerungen
- Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten an Lieferanten
- Usw.
Ein Dashboard erlaubt die Darstellung aller KPIs,um beispielsweise die Produktivität und Gewinnmargen zu erhöhen.
Mit dem Tool können außerdem personalisierte und individuelle Berichte erstellt werden.
Die Daten Ihres Unternehmens werden in einer Cloud gespeichert.
Wer verwendet eine Vertriebssoftware?
Die Systeme sind vielseitig einsetzbar. Sie werden für verschiedene Bereich genutzt:
- Vertrieb und Verkäufer nutzen sie, um Rechnungen und Kostenvoranschläge zu erstellen
- Einkäufer und Logistiker, für das Lagermanagement des Unternehmens
- Buchhalter und Steuerberater, um die Buchführung online abzuwickeln
- Finanzmanager, um Statistiken und Diagnosen für das Unternehmen zu erstellen
- etc.
Natürlich kann auch der Manager eines Unternehmens die Software verwenden, um strategische Entscheidungen zu treffen
Warum sollte man eine Vertriebssoftware verwenden?
Softwaresysteme für den Vertrieb sind vielseitig einstellbare Werkzeuge, um ein Unternehmen zu steuern. Trotzdem gibt es auch einige Nachteile.
Vorteile
- Kosteneinsparungen bei der Informationsverarbeitung: Zeitgewinn ( Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben)
- Reduzierung der Fehleranfälligkeit bei der manuellen Eingabe
- Werkzeuge, die alle Daten der verschiedenen Abteilungen zentralisieren und für alle zugänglich machen
- Plattform für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden
- Guter, detaillierter und aktueller Überblick über alle betrieblichen Vorgänge
- Kompatibilität mit Buchhaltungssoftwares
Nachteile
- Systeme können sehr kostenintensiv sein, wenn man nach einem großen umfangreichen System sucht
- All-in-one Lösungen ersetzen nicht immer Spezialwerkzeuge für einzelne Abteilungen (Lagermanagement, Einkauf, Fakturierung, etc.)
- Werkzeuge sind nicht für alle Unternehmen passend: Ein Dienstleistungsunternehmen benötigt kein Lagermanagement
