Applicant Tracking System (ATS): Software

Applicant Tracking System (ATS) Software: Ratgeber

Was ist ein Applicant Tracking System? 

Definition 

Ein Applicant Tracking System oder ATS Recruitment Software ist eine Softwarelösung, die die Suche nach neuen Talenten (Talent Aquisition) im Recruiting Prozess für das Unternehmen erleichtern soll. Werkzeuge für das ATS beinhalten Module, die entwickelt wurden, um Stellenausschreibungen auf Jobportalen (Job Boards, Career Sites oder sogar auf soziale Medien) zu verbreiten und um die erhaltenen Bewerbungen schnell zu analysieren. ATS Software dienen außerdem zur Automatisierung von Aufgaben.

Wie funktioniert das?

Jede in die Software integrierte Programmierung entspricht einer spezifischen Funktion. Diese Art von Software beinhaltet somit eine Reihe von Tools, die dem Benutzer bei der Verwaltung von eingehenden Bewerbungen helfen. Dazu sammelt die Anwendung Informationen über Kandidaten, so dass der Personalverantwortliche die betreffenden Profile leicht einsehen und beurteilen kann. 

Was sind die Hauptfunktionen eines Applicant Tracking Systems?

Um ihre vielfältigen Aufgaben zu erfüllen, muss eine ATS-Software als Software as a Service (SaaS) mindestens die folgenden Funktionalitäten bieten: 

Sortierung von Lebensläufen

Vor der Veröffentlichung einer Anzeige kann der Nutzer Keywords in die Anzeige integrieren. Lebensläufe, die diese Wörter enthalten, werden von der Software automatisch in klassifiziert, so dass der Personalmitarbeiter Zeit bei der Suche nach Talenten sparen kann. 

Verwaltung der CV-Bibliothek

Die ausgewählten Lebensläufe werden gespeichert und fließen so in die Unternehmensdatenbank ein. Die Software berücksichtigt auch den Status der Bewerbungen (bereits kontaktierte, ausgewählte oder ausstehende Kandidaten). Dies gibt dem Personalchef eine klare Vorstellung vom Fortschritt der Personalbeschaffung für jedes Angebot und Profil. 

Datenverwaltung

Im Allgemeinen haben alle Kandidaten, die sich für ein bestimmtes Job-Angebot beworben haben, eine persönliche Akte, die es dem Manager ermöglicht, sie besser kennenzulernen. Dieses Formular kann je nach Bedarf des Personalbeschaffers angepasst werden. Insbesondere ist es möglich, Anmerkungen zu machen, die zum gegebenen Zeitpunkt als relevante Fragen an den Kandidaten gestellt werden können. 

Workflow-Automatisierung

Zu jedem Zeitpunkt weiß jeder betroffene Mitarbeiter der Personalabteilung, wie weit fortgeschritten im Hiring Process ein potenzieller neuer Kollege ist. Alle relevanten Informationen zum Kandidaten sowie Kommentare, Anmerkungen, Dokumente und anstehenden Arbeitsschritte sind (papierlos) an einem Ort zentralisiert und einsehbar. Ein Online-Rekrutierungssystem wie das ATS unterstützt die Prozessautomatisierung daher enorm.

Wer nutzt eine Online Applicant Tracking Software? 

Diese Art von Management-Software wurde entwickelt, um den Rekrutierungsprozess zu erleichtern. ATS-Lösungen können von allen Unternehmen genutzt werden, die regelmäßig auf der Suche nach Neueinstellungen sind. Unabhängig vom Tätigkeitsbereich und der Größe der Organisation ermöglicht diese Art von E-Recruitment Software die Erleichterung von Aufgaben unter der Verantwortung der Personalabteilung. Diese Softwarelösungen sind auch für Personalvermittler, Personalberatungsunternehmen und Personalagenturen geeignet.

Warum ein Applicant Tracking System im Unternehmen einsetzen?

Vorteile 

• Im Allgemeinen bietet das Tool eine Multicast-Funktion. Diese ermöglicht es der Personalabteilung, Stellenangebote auf vielen Karriereseiten und Stellenbörsen mit einem einzigen Klick zu veröffentlichen. Die Online-Rekrutierung und oftmals sogar die Social-Media-Integration wird somit vereinfacht.
   
• Der Einsatz eines solchen Online-Tools ermöglicht dem Nutzer eine Echtzeit-Überwachung des Fortschritts der Personalsuche, so dass er den richtigen Kandidaten so schnell wie möglich erkennen kann.  
   
• Die Kommunikation mit Bewerbern wird gefördert. Mit personalisierbaren E-Mail-Vorlagen für die Einladung zum Bewerbungsgespräch, Benachrichtigungen für anstehende Kontaktierung oder das automatische Hervorheben der Stärken und Erfolgsfaktoren des jeweiligen Bewerbers fühlt dieser sich individuell angesprochen und gewertschätzt.
   
• Die Zusammenarbeit im Team zwischen Personalvermittlern wird durch die einfache und komfortable Dateifreigabe erleichtert. 
   
• Mit dieser Art von Software hat der Benutzer die Möglichkeit, ein Videointerview zu organisieren.  
   
• Die Pflege eines Talentpools wird durch die ATS-Software erleichtert, so dass der Personalverantwortliche unter den registrierten Bewerbungen direkt und unkompliziert ein interessantes Profil finden kann. Die Talentsuche wird somit effizienter.
   
• Diese Softwareprogramme vereinfachen das Talentmanagement und ermöglichen es dem Unternehmen, die Qualität im gesamten Einstellungsprozess zu fördern.
   
• Sie können Ihre Geschäftsziele im Rahmen des Personalmarketing bestimmen und jede Neueinstellung danach ausrichten.
   
• Das Employer Branding wird gepflegt.

Nachteile 

• Recruiting-Software, die in einer kostenlosen Version angeboten wird, kann mit zunehmender Nutzerzahl kostenpflichtig werden. 

Wie wählt man ein ATS aus? 

• Größe des Unternehmens: Die Bedürfnisse eines KMU und die eines Großunternehmens sind selbstverständlich nicht dieselben. Ein paar grundlegende Funktionen wie das reine Sourcing reichen für eine kleine Struktur aus, während große Unternehmen nach effizienterer Software suchen. Daher ist es notwendig, Ihre Bedürfnisse und Erwartungen vor dem Kauf der ATS-Software klar zu erkennen.
   
• Einarbeitung in das Tool: Je einfacher die Software zu bedienen ist, desto einfacher wird es sein, die anfallenden Aufgaben zu erledigen und damit das Personalmanagement zu optimieren. Einige Softwareprogramme bieten eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche.
   
• Kosten: Dieses Kriterium variiert je nach Anbieter. Während einige von ihnen kostenlose Software anbieten, bieten andere ihre Produkte nach dem Freemium-Modell an. Das heißt, der Preis hängt von den Eigenschaften ab, nach denen Sie suchen. Es gibt auch professionelle Modelle zu einem höheren Preis. Das Ideal ist die Wahl des Funktionspaketes, welches den Anforderungen des Benutzers am meisten und vollumfänglichsten entspricht.

ATS Beispiele: Recruiting Tools

Hier sind einige Beispiele für Applicant Tracking Systeme:

• Recruitee:  intuitiv zu bedienende Rekrutierungssoftware;
   
• Bullhorn: einheitliche online Plattform zur Bewerberschaffung;
   
• Personio: modulare deutsche Personalmanagement-Software;
   
• Softgarden: All-in-One Tool für das Bewerbermanagement;
   
• Kenjo: einfache HR-Software;
   
• Flatchr: intuitive Recruitment-Software.