Recruitment: Software

Recruitment Software: Ratgeber

Was ist eine Bewerbermanagement-Software?

Definition

Ein Rekrutierungssystem begleitet die Unternehmen beim gesamten Recruiting-Prozess vom Sourcing bis zum Onboarding der neuen Kollegen.

• Die Möglichkeit, mit einer aufgegebenen Stellenanzeige ein großes Publikum zu erreichen vereinfacht die Talentsuche und vergrößert die Chancen der Neueinstellung eines Neuankömmlings, der das Unternehmen voranbringt.
• Sie vereinfacht die Suche nach dem besten Kandidaten und unterstützt seine Integration in die neue Organisation.

Diese Art von Anwendung beinhaltet auch das Bewerbermanagement, Lebenslaufdatenbanken und andere Recruiting-Plattformen.

Die bekanntesten unter vielen verschiedenen Softwartools sind unter anderem Prosoft, Personio, Haufe Umantis, Datev oder Rexx.

Wie funktioniert eine Software für das Bewerbermanagement?

Eine webbasierte Recruiting-Software (im SaaS-Modus angeboten) strukturiert und begleitet den Personalmanager während des ganzen Bewerbungsprozesses. Der Nutzer greift online auf bestimmte Funktionalitäten zu:

• Er sieht seine Lebenslaufdatenbank ein oder greift auf eine andere Recruitment-Datenbank zu, die vom Softwareanbieter erstellt und aktualisiert wird.
• Er erstellt Stellenanzeigen und verbreitet sie auf Online-Börsen oder Job-Boards.
• Er kommuniziert mit verschiedenen internen und externen Partnern.
• Er verarbeitet Bewerbungen, bewertet die Kandidaten und kommuniziert mit Ihnen über ein einfaches und intuitives Web-Interface.

Das Werkzeug ist kompatibel mit anderen HR Management Systemen, um so die Einstellung der neuen Kollegen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Es kann außerdem ein Modul Ihrer allgemeinen Personalmanagement-Software darstellen, welches in ein Umfeld anderer Lösungen integriert ist, sein.

Was sind die Hauptfunktionen eines Bewerbermanagement-Systems?

Vom Sourcing bis zur Integration der Bewerber in die Firma bietet die Software Personalmanagern eine Steuerung aller Prozesse auf dem Interface des Online-Tools an. Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang jedoch, weshalb Sie festlegen sollten, welche individuellen Anforderungen Sie an das System haben.

Sourcing der Bewerber und Analyse von Lebensläufen

Eine System zur Personalbeschaffung erlaubt einem Personaler oder HR-Manager, Stellenausschreibungen zu erstellen und zu verbreiten:

• Er vervollständigt konfigurierbare Felder in einem Formular zur Stellenausschreibung.
• Er wählt die Karriereseiten aus, auf denen er die Anzeige verbreiten will: Online Jobbörsen, soziale Netzwerke (Facebook, LinkedIn,...), Karriereseiten oder interne Job-Plattformen.

Die Software sammelt automatisch alle Bewerbungen auf eine bestimmte Ausschreibung und stellt die entsprechenden Lebensläufe übersichtlich und vergleichbar dar.

Jeder Bewerber erhält ein Bewerberprofil, das sich aus Lebenslauf (in Schriftform oder als Video), einem Motivationsschreiben, seinen Kompetenzen sowie seinen Erfahrungen zusammensetzt.

• Die Software speichert die Bewerberprofile auf einer Datenbank (Identifikation von doppelten Bewerbungen).
• Unter Berücksichtigung aller Anforderungen des Unternehmens bewertet sie dann, wie genau die Bewerber und ihre CVs und Motivationsschreiben zu der ausgeschriebenen Stelle passen.

Die Software nimmt also ein Prescreening bzw. eine erste Sortierung vor, damit Personalmanager anschließend die besten Profile aus einer Liste auswählen können. 

Das Bewerbermanagement und die Lebenslaufdatenbank

Verschiedene Funktionen ermöglichen eine Standardisierung des Bewerbungsprozesses auf Seiten des Unternehmens:

• Ein Recruitment-Workflow formalisiert alle Prozesse von der ersten Bewerbersuche bis zum Arbeitsvertrag und seiner Speicherung im Profil.
• Fragebögen können erstellt werden, um das Potenzial der Bewerber besser einschätzen zu können und deren Auswahl somit zu vereinfachen.

Formulare können während des Vorstellungssgesprächs ausgefüllt werden, um den Kandidaten zu bewerten und die Einschätzung anderer HR-Manager einzuholen. 

Einige Recruitment-Werkzeuge bieten außerdem Funktionen zur Organisation und Planung an (Benachrichtigungen, Kalender, etc.).

Personalmanagement-Dashboard

Der Personaler kann online zentralisiert auf alle Informationen einer Bewerbungskampagne zugreifen:

• Bewerberverlauf: Bewertungen und abgegebene Kommentare über jeden Bewerber;
• Personalisierte Statistiken: ROI der Kampagnen, Akquisitionskanäle, etc.

Er kann zudem Berichte und Auswertungen in jedem gängigen Datenformat (beispielsweise Word oder PDF) erzeugen.

Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, kann der HR Manager seine Daten mit dem HR-Management-System oder der CRM-Software teilen, um eine Registrierung ohne Fehler und Informationsverluste zu gewährleisten und einen unternehmensinternen Talent-Pool zu erstellen.

Wer benutzt eine Software für das Bewerbermanagement?

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups, aber auch für das Personalwesen großer Firmen und Personalvermittlungen bietet eine online Recruiting Software einiges an. Vor allem ist hier die Zentralisierung aller Aktionen und Daten, zu nennen, die dazu beiträgt, einen Kandidaten zu finden, der die im Stellenangebot genannten Bedürfnisse am besten erfüllt. 

Die Software spielt auch eine Rolle beim Headhunting, da sie hilft, Talente dank eines besseren Überblicks über den Stellenmarkt aufzuspüren, ins Team zu holen und ihre Karriere im eigenen Unternehmen voranzubringen.

Warum sollte man eine Bewerbermanagement-Software benutzen?

Solche Softwarelösungen vereinfachen und automatisiert die Arbeitsabläufe im E-Recruiting, da der gesamte Ablauf von einem Interface aus gesteuert wird. Eine solche Software birgt jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

• Der Personaler kann mit einem Klick Stellenangebote erstellen und bearbeiten, die vollständig kompatibel mit den Standards von online Jobboards sind.             
• Die Software schlägt automatisch passende Stellenbörsen und Job-Plattformen für die Veröffentlichung der Anzeige vor. Das Personalmarketing und Employer Branding werden durch eine solche Anpassung gestärkt und verbessert.
• Es ist möglich, eine Recruitment-Datenbank zu erstellen und sogar auf kollaborative Bewerberdatenbanken zuzugreifen. Dies wird vor allem beim Sourcing von Führungskadern verwdendet.
• Die Zusammenarbeit zwischen Managern, Headhuntern und Personalagenturen kann vereinfacht werden. Sie können ein potenzielles neues Teammitglied evaluieren, Kommentare und Notizen zu einem Bewerberprofil hinzufügen und generell von der Vereinheitlichtung und Automatisierung der Prozesse profitieren.
• Automatische Synchronisierung aller von der Plattform gesendeter Emails, um nie den Überblick zu verlieren.

Nachteile

• Es handelt sich nicht um ein Personalinformationssystem. Die Kompetenzen des Programms sind auf das Bewerbermanagement und Recruiting beschränkt und daher nicht für Aufgabenbereiche wie Mitarbeiter-Performancemangement, jährliche Personalgespräche oder allgemeine Personalverwaltung geeignet.
• Ein formalisierter Bewerbungsprozess ist für bestimmte Anforderungen von Dienstleistern und Unternehmen nicht immer passend.
• Die Nutzung einer E-Recruiting-Software kann für ein Kleinunternehmen, das nur selten Stellen ausschreibt, unter Umständen zu zeitaufwändig sein.

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