Urlaubsplaner Software: Ratgeber
Was ist online Urlaubsplaner? — Definition
Ein online Urlaubsplaner oder Urlaubsplaner-Software oder sogar Urlaubsplaner-App vereinfacht die Planung und Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen Ihrer Angestellten. Ihre hauptsächlichen Merkmale sind die:
- Urlaubsplanung für jeden Mitarbeiter, Verwaltung der Urlaubsanfragen,
- Verwaltung der Urlaubskonten und Arbeitszeiterfassung in Echtzeit (beispielsweise eine Übersicht über verbleibende Urlaubstage pro Monat oder Jahr) sowie
- Vorausplanendes Management der bezahlten Urlaubstage und Export der Daten an eine Lohnsoftware oder Synchronisierung mit der Gehaltsliste.
Welche Funktionen hat ein online Urlaubsplaner?
Automatisches Urlaubsmanagement
Um ihr Urlaubskonto jederzeit und überall verwalten zu können, haben alle Mitarbeiter via Webbrowser oder App einen Zugang zur Anwendung.
Sie greifen auf einen interaktiven Kalender zu, der die Urlaubszeiten der Kollegen sowie Ferien und gesetzlichen Feiertage nach Bundesland anzeigt. Fehlzeiten werden kategorisiert (Überstundenausgleich, Elternzeit, Mutterschutz oder bezahlter Urlaub) und dem Nutzer wird angezeigt, ob seine Anfrage bestätigt, abgelehnt oder kommentiert wurde.
Ausgehend von diesen Informationen planen die Mitarbeiter ihren Urlaub.
- Sie können das Anfangs- und Enddatum des Urlaubs einfach online festlegen sowie
- Einen Antrag ausfüllen, der den Namen, die Dauer, die Art der Fehlzeit und eventuell einen entsprechenden Kommentar enthält.
- Den Antrag wird anschließend an ihren Vorgesetzten übermittelt.
Der Personalmanager erhält eine automatische E-Mail mit dem Antrag auf Urlaub oder Abwesenheit. Diese E-Mail enthält neben der Anfrage auch eine Übersicht über das Zeit- oder Urlaubskonto des Angestellten sowie den Dienstplan der Abteilung zum betroffenen Zeitpunkt.
Der Urlaubsplaner synchronisiert angenommene Anträge anschließend automatisch mit dem Urlaubssaldo des Mitarbeiters. Auf einem Dashboard können dann alle Informationen eingesehen werden:
- Zeitkonto mit Status des Antrags: eingeplant, angenommen, zu prüfen usw.;
- Anträge in Bearbeitung, die noch abgelehnt werden können;
- Verlauf der Urlaubs- und Fehltage.
Verwalten der Urlaubsplanung: Das HR-Portal
Personalmanagern steht ein besonderes Portal zur Verfügung, um alle Anträge zu bearbeiten, die von ihren Mitarbeitern gestellt wurden:.
- Die Anträge werden einzeln in einer Listenansicht mit Angabe über Art, Dauer und Kommentare dargestellt.
- Ein interaktiver Kalender erlaubt die Beobachtung der Unternehmensplanung zum Zeitpunkt der Antragstellung.
- Die Ablehnung oder die Bestätigung des Urlaubsantrags erfolgt per einfachem Mausklick. Der betroffene Mitarbeiter erhält dann automatische ine Benachrichtigung.
Die Belegschaft verwalten: Das Administrator-Portal
Der Personalchef hat dank eines personalisierten Dashboards Berichte und Performance-Indikatoren im Blick und kann die Angestellten so besser verwalten. Durch die laufende Protokollierung und Berechnung hat er zum Beispiel Zugriff auf:
- Dauer, Häufigkeit und Gründe wiederkehrender Urlaube;
- Die Anzahl der Fehltage;
- Zusammensetzung der Fehltage nach Art, Ursache usw.
Als Administrator kann der Personalchef die Anwendung anpassen, um sie mit den Unternehmensrichtlinien für Urlaub und Fehltage in Einklang zu bringen. Er kann:
- Bestimmte Arten von Urlaubs- oder Fehltagen hinzufügen, bearbeiten und löschen;
- Besondere Perioden und Präferenzen für die Teamplanung wie Schulferien oder für Abwesenheit gesperrte Wochen definieren;
- Spezifische Bewilligungsquoten für Urlaubsanträge hinzufügen.
Urlaubsplaner sind sehr anpassungsfähig. Dank ihnen können sie einfach alle Verträge und Fehltage verwalten. Die Arbeitszeiterfassung zentralisiert Daten über Arbeitsstopps, Ferienzeiten, Feiertage, Teilzeitarbeit oder Home Office.
Vereinfachen Sie die Urlaubsverwaltung
Urlaubsplaner passen sich sehr gut an das Personalmanagement einer Firma an. Abwesenheiten werden automatisch an die Lohnabrechnungssoftware übertragen, um monatliche Lohnzettel zu erstellen.
Falls der Urlaubsplaner inkompatibel mit anderen intern verwendeten Programmen ist, besteht die Möglichkeit, Daten in gängigen Formaten zu exportieren (PDF, Excel usw.).
Wer verwendet ein online Urlaubsplaner?
Eine Urlaubsplaner-App oder -Software kann von allen Unternehmen jeder Größe verwendet werden: KMUs, Konzerne, internationale Unternehmen, Betriebe der öffentlichen Verwaltung und viele mehr.
Unternehmensinterne Nutzer von Programmen zur Urlaubsverwaltung können in drei verschiedene Typen eingeteilt werden:
- Mitarbeiter, die Urlaub beantragen;
- Manager, welche die Anträge bearbeiten;
- Personalchefs, welche die Abteilung und die Belegschaft managen.
Bei kleinen Unternehmen spielt die Unterscheidung zwischen Manager und Personalchef häufig keine Rolle.
Warum sollte man eine Urlaubsplaner-App verwenden?
Softwaretools für das Personalmanagement vereinfachen die oft aufwändige und zeitraubende Verwaltungsarbeit. Ein IT-Programm hat jedoch auch stets einige Schwachstellen.
Vorteile
- Struktur im Urlaubsmanagement;
- Weniger Bearbeitungsfehler als bei der papierbasierten Bearbeitung dank automatischer Berechnung;
- Verfügbare Statistiken zum Download;
- Einfache und übersichtliche Urlaubskalender generieren lassen;
- Zeitgewinn und bessere Produktivität der Manager;
- Möglichkeit, Urlaubs- und Fehltage in internationalen und interkulturellen Unternehmen zu verwalten.
Nachteile
- Verwenden Sie eine Anwendung online, so ist eine dauerhafte und gute Internetverbindung nötig.
- Gute Kompatibilität mit anderen Personalmanagement-Software ist ein Muss, kann die Auswahl an nutzbaren Anwendungen aber einschränken. Unter Umständen kann nur die vom Hersteller der erworbenen Software vorgeschlagene Lösung verwendet werden, selbst wenn sie nicht all Ihre Bedürfnisse erfüllt.
Wie sollte man einen online Urlaubsplaner aussuchen?
Die Wahl ist hier aufgrund der nötigen Anpassung an individuelle Unternehmensstrukturen nicht immer einfach. Suchen Sie ein Programm für das Urlaubsmanagement, das folgende Kriterien erfüllt:
- Die Benutzeroberfläche sollte leicht bedienbar und intuitiv sein.
- Mobile Apps sollten vorhanden sein, um ein effektives Management auch dann zu gewährleisten, wenn Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen sind.
- Die Kompatibilität mit anderer Personalverwaltungssoftware muss gegeben sein.
- Die Gesamtkosten der jeweiligen Lösung sollten vorher bestimmt werden: Der Preis pro Nutzer kann variieren.
Auswahl: Die beliebtesten Urlaubsplaner Apps
