Zeiterfassung: Software

Zeiterfassung Software: Ratgeber

Was ist eine Anwendung zur Zeiterfassung?

Definition

In Unternehmen ist es heute möglich, dass fast jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitszeiten hat! Die Software für das Zeit- und Aktivitätsmanagement hilft Ihnen bei der Überwachung und Organisation der Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen:

• Verwaltung von Mitarbeitern mit Vollzeit-, Teilzeit-, Tages-, variablen Stundenverträgen.......
• Nachtdienste verwalten, in Teams, unterwegs, im Arbeitszyklus.....
• Verwaltung von Überstunden, Erholung, Ausgleichsruhezeiten.....

Mit den Instrumenten zur Zeiterfassung können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen verfolgen:

• Tarif- und Betriebsvereinbarungen
• Verschiedene Arten von Verträgen: befristete Verträge, unbefristete Verträge, Praktikumsverträge, Leiharbeitnehmer, etc.
• Unterschiedliche öffentliche und private Status

Wie funktioniert das?

Zeitmanagementlösungen ermöglichen es Ihnen, die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters genau zu verfolgen. Sie verfügen über eine Online-Oberfläche, um die Anwesenheitszeiten der einzelnen Mitarbeiter anzuzeigen und die Zeiten nach Aktivitäten zu verwalten.

Diese Arbeitszeiten werden vom Tool automatisch berechnet:

• Ausgehend von Zeitnachweisen, die von Mitarbeitern ausgefüllt wurden.
• Aus den Daten der Stempeluhr
• Von einem Intranet-Zeiterfassung oder einer Zeiterfassungs App.

Ihre Mitarbeiter haben eine Online-Schnittstelle, um ihre Arbeitszeiten einzugeben und an ihren Vorgesetzten zu senden, die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden abzufragen und freie Tage anzuzeigen.

Sie haben eine Administrationsoberfläche zur Verwaltung Ihrer Personalabrechnung:

• Anzeigen und Genehmigen der Stundenzettel Ihrer Teams
• Überwachung der Entwicklung der Zeitkosten für jedes Projekt
• Anzeige der anwesenden, abwesenden, verspäteten, etc. Mitarbeiter in Echtzeit.

Die Zeitmanagement-Tools können konfiguriert und in Ihr HR-Informationssystem (HRIS) integriert werden, um die Ausgabe von Gehaltsabrechnungen zu automatisieren, Zeitpläne, Urlaubsanträge usw. zu verwalten.

Synchronisiert mit Ihrem Buchhaltungstool (oder über einen einfachen Export) automatisieren Sie die Erfassung von Buchungen und die Zahlung von Gehältern.

Was sind die Hauptfunktionen einer Anwendung zur Zeiterfassung?

Zeitmanagement durch die Mitarbeiter

Das Zeitmanagement-Tool zentralisiert und dokumentiert die Zeit, die jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringt. Jeder Mitarbeiter ist im Tool registriert und durch die Angaben seines Arbeitsvertrags gekennzeichnet: Vertrag, Arbeitsvolumen, Stunden, etc.

Das Tool erfasst täglich Arbeitszeiten (Ein- und Auszeiten), Pausen und Abwesenheiten. Die Software ruft die Informationen automatisch von Ihrer Stempeluhr ab. Ihre Mitarbeiter können manuell Arbeitszeitnachweise ausfüllen und an Sie senden:

• Anzeige der Ankunfts- und Abfahrtszeiten
• Aufteilung des Arbeitstages: Angabe der Zeit, die für jede Aktivität aufgewendet wurde.

Das Tool berechnet die Überstunden, usw., die von Ihren Teams geleistet werden. Die Software verfügt über einen Zeitzähler, der für jeden Mitarbeiter (in Echtzeit) die Anzahl der RTTs, bezahlten Resturlaub, Erholungstage, Nachtarbeit, Feiertage, gearbeitete Feiertage, den Betrag der Weiterbildung berechnet. 

Im Falle einer Störung (Verspätung, Vergessen der Stunden, unerwartete Abwesenheit, vorzeitige Abreise, etc.) werden Sie automatisch informiert.

Ihre Mitarbeiter verfügen über eine Online- oder Mobilschnittstelle, über die sie ihren Zeitplan verfolgen, ihre Zeit eingeben, Urlaub beantragen (automatisch an den Vorgesetzten übermittelt), den Stand der geleisteten Stunden beobachten können, etc.

Personalmanagement

Die Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters zu überwachen. 

Erweiterte Analysefunktionen (Cross-Sorting, Gantt) ermöglichen es Ihnen, die Zeit nach Aktivität, Projekt, Kunde usw. zu verfolgen und die Kosten Ihrer Gehaltszahlungen zu berechnen. Dies kann Ihre Rechnungserstellung und Buchhaltung erheblich vereinfachen. Es kann auch als Grundlage für die Entwicklung einer optimierten und realistischen Zukunftsplanung dienen.

Anpassbare Dashboards ermöglichen es Ihnen, Ihre Personalabrechnung zu analysieren und Trends zu messen:

• Messung der Fehlzeiten nach Geschlecht, Alter, Dienstleistung und Geschlecht
• Identifizieren Sie Dienste mit häufigen Verzögerungen, etc.

Wer verwendet ein Zeiterfassungs-Anwendung?

Zeitmanagement-Tools sind für alle Organisationen (Unternehmen, Verbände, Krankenhäuser, Gemeinden, öffentliche Einrichtungen usw.) in allen Tätigkeitsbereichen nützlich: Industrie, Einzelhandel, öffentlicher Dienst, Hotels usw.

Unternehmensintern werden sie in allen Bereichen eingesetzt:

• Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten erfassen
• Manager, die sie zur Verwaltung von Mitarbeitern verwenden.
• Die Personalverantwortlichen, die sie für die Durchführung des strategischen Personalmanagements mobilisieren.

Sie sind auch für interne Management-Controller von Interesse, die die kosten eines Produkts oder Projekts kalkulieren.

Warum sollte man eine Zeiterfassungs-Anwendung für sein Unternehmen verwenden?

Zeitmanagement Systeme sind hilfreich, um einen guten Überblick über Anwesenheit und Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters zu erhalten. Allerdings gibts es bei solchen Systemen auch einige Nachteile.

Vorteile

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters, überwacht je nach Tätigkeit.
• Automatisierung von HR-Prozessen: Veröffentlichung digitalisierter Gehaltsabrechnungen (und Sozialabgaben)
• Berechnung der Kostenstelle im Zusammenhang mit der Personalabrechnung
• Einhaltung der Gesetzgebung und automatische Benachrichtigung bei Abweichungen
• Kompatibilität mit HR-Systemen, Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware.
• Strategische Führungsinstrumente durch Vorausplanung von Zeitplänen, Budgetüberwachung (geplant und tatsächlich)

Nachteile

• Die tätigkeitsbezogene Zeiterfassung kann für die Mitarbeiter mühsam sein.
• Scheinbar große Unregelmäßgkeiten im Zusammenhang mit eigentlich kleinen Verzögerungen (ein, zwei Minuten) können die Messaging-Systeme der Personalverantwortlichen überfluten.
• Mitarbeiter können sich dauerhaft überwacht fühlen. 

Wie wählt man am besten eine Software zur Zeiterfassung aus?

Die Tools für KMUs sind flexibel und vielseitig einsetzbar. Sie ähneln kleinen modularen Personalverwaltungssystemen, die nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch das Urlaubsmanagement, die Planung, die Lohn- und Gehaltsdatenverarbeitung usw. beinhalten.

Die Werkzeuge für große Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sind spezifischer. Sie konzentrieren sich auf das Zeit- und Aktivitätsmanagement und bieten komplexere Funktionalitäten, wie z.B. die automatische Planung unter Vorbedingungen.

Diese Managementlösungen sind auf PC, Smartphone oder Tablet verfügbar. 

Bei Cloud-basierten Anwendungen müssen Sie sich nicht um Wartung und Updates kümmern.