Vereine Software: Ratgeber
Was ist eine Vereinssoftware?
Definition
Eine Vereinssoftware bezeichnet digitale Werkzeuge, die es Ihnen ermöglichen, alle wichtigen Funktionen Ihrer Organisation oder Ihres Vereins von einem Interface aus zu verwalten: Kommunikation, Marketing, Webmarketing, Buchhaltung, etc.
Die Software hilft Ihnen beim Management eines Vereins und insbesondere auch bei der Buchführung, wenn Sie keine speziellen Kenntnisse auf diesem Gebiet haben. Sie können dadurch eine reibungslose Arbeit in Ihrem Verein garantieren und Mitglieder, Satzungen, Finanzen verwalten.
Eine Unternehmenssoftware, die auch für Vereine und Organisationen ausgelegt ist, ist ebenso eine geeignete Lösung für die Verwaltung!
Wie funktioniert das?
Eine cloudbasierte oder webbasierte Vereinssoftware ermöglicht Ihnen sich mit dem System von jedem Ort mit einem Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) aus zu verbinden. Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung.
Mit Ihren Zugangsdaten melden Sie sich auf der Seite des Software-Anbieter an. Sie verfügen dann über einen Zugang zu allen Modulen, für die sich registriert haben (Buchhaltung, Kommunikation, etc.), zu den Datenbanken, sowie zum Verlauf, der alle Aktivitäten Ihres Vereins aufzeichnet.
Jedes Modul ermöglicht die Steuerung und Verwaltung eines speziellen Bereichs:
- Das Buchhaltungsmodul ermöglicht Ihnen eine einfache Buchführung
- Das Kommunikationsmodul ermöglicht Ihnen einen Zugriff auf Datenbanken und Kontakte
- Das Spenden- und Beitragsmodul ermöglicht Mitgliedern und Sponsoren, eine Spende oder einen Beitrag einzuzahlen
- usw.
Was sind die Hauptfunktionen einer Vereinssoftware?
Programme zur Vereinsverwaltung sind all-in-one Lösungen, die Ihnen die Verwaltung aller Bereiche des Vereins ermöglichen.
Buchhaltung
Buchhaltungssoftware, die auch an Vereine angepasst ist, erleichtert Ihnen den Alltag und bietet vielfältige Features und Funktionen:
- Analytische Buchführung
- Automatische Verwaltung aller Bücher
- Finanzmanagement
- Personalisierte Buchführungsplanung
- Speicherung von Rechnungen
- Abgleichung der Zahlungsvorgänge
- Dashboard: Finanz-Performance Indikatoren, Grafiken und Statistiken
- Verwaltung von Reservierungen und freien Plätzen bei Veranstaltungen, Sportevents, Kulturveranstaltungen, usw.
Steuern Sie Ihren Verein nicht nach dem Zufallsprinzip, sondern verlassen Sie sich auf die verschiedenen Fähigkeiten und Funktionalitäten einer Vereinsrechnungssoftware. Ein gutes Buchhaltungs-Tool hilft Ihen bei der Erstellung von Berichten und Bilanzen und verwaltet die Informationen aller Mitglieder.
Webmarketing
Eine Software für das Vereinsmanagement ermöglicht es Ihnen, an der digitalen Revolution teilzunehmen. Mit ihr können Sie ganz einfach die Website Ihres Verbandes ohne besondere technische Kenntnisse und Anforderungen erstellen.
Mit ihr können Sie eine moderne Website erstellen, die von jedem Medium aus zugänglich ist: Computer, Smartphone oder Tablett.
Darüber hinaus vereinfacht die Verbandsmanagementsoftware Ihr kaufmännisches Management, indem sie es Ihnen ermöglicht, Kampagnen mithilfe Ihrer Datenbank oder für eine bestimmte Zielgruppe durchzuführen: E-Mailing, SMS, Umfragen, Direktwerbung, etc.
Mitgliederverwaltung und Beitritte
Eine Vereinssoftware führt automatisch:
- Eine Aktualisierung Ihrer Mitgliederlisten und Datenbanken für jedes Beitrittsformular durch
- Eine Überprüfung und Verwaltung aller Mitgliederbeiträge: Zahlungserinnerungen, Onlinezahlungen, etc.
Wer verwendet Vereinssoftware?
Die Verwaltung eines Vereins ist gleichbedeutend mit der Führung eines Unternehmens, jeder Verband hat ein Interesse daran, Software für den Verein in seiner täglichen Arbeit einzusetzen.
Alles in allem sind diese Softwareprogramme hauptsächlich für die Vereinsführung (Präsident, Vizepräsident, Kassenwart, Sekretär) bestimmt, die gleichzeitig das Management, die Buchhaltung, usw. sicherstellen muss.
Je größer der Verein ist, desto mehr muss er sich auf spezifischere Tools (Buchhaltung, Marketing, ERP, CRM, CMS, etc.) konzentrieren, die den normalerweise für die Unternehmensführung eingesetzten Werkzeugen ähneln.
Warum sollte man die Software zur Organisation und Planung verwenden?
Wählen Sie eine Vereinssoftware, um Ihre Aufgabe zu erleichtern und sich nicht in den komplizierten Verwaltungsabläufen zu verlieren. Sehr einfach zu bedienen, hat es jedoch einige Nachteile.
Vorteile
- Zuverlässigkeit von buchhalterischen Dokumenten
- Schnelle und sichere Verwaltung aller wirtschaftlichen Belange eines Vereins
- Eine allgemeine und leichte Buchhaltung für kleinere Vereine, die keinen Buchhalter haben
- Einfach Updates von Mitgliederlisten und Beitrittfsforularen, Überprüfung von Mitgliederbeiträgen
- Intuitives Werkzeug zur Zusammenarbeit in der Organisation
- All-in-one Werkzeug, das alle Bereiche eines Vereins abdeckt
Nachteile
- Das Angebot für Vereinssoftware ist relativ klein (abgesehen von Buchhaltungssoftware)
- Fehlende Flexibilität der Softwarelösungen für manche Vereine mit besonderen Strukturen und Bedürfnissen
On-premise oder Cloud-basierte Vereinssoftware?
Beide Softwarelösungen haben Vor- und Nachteile. Die Wahl wird nach den Bedürfnissen Ihres Verbandes, aber auch nach seiner Größe getroffen:
- SaaS (Software as a Service) oder auch Cloud-basierte Software ist oft günstiger und mit entsprechenden Angeboten erweiterbar. Es handelt sich um eine Online-Plattform, die regelmäßig aktualisiert und durch einen schnellen Kundenservice unterstützt wird.
- Die On-premise Software gewährleistet die Sicherheit Ihrer Informationen, da sie nicht im Internet, sondern direkt in Ihrem Netzwerk oder auf einer Workstation (Einzelplatzversion) gespeichert werden. Sie ist auch Ihr Eigentum, wenn Sie die Software einmal erworben haben. Im Gegensatz zu SaaS, das von Tag zu Tag verschwinden kann, wenn der Anbieter gezwungen ist, seinen Service einzustellen.
