Asana auf dem Prüfstand: Test und Neuigkeiten

Asana ist ein Tool, das von vielen Mitarbeitern und Firmen im professionellen Bereich eingesetzt wird. Es ermöglicht eine effizientere und intelligente Arbeitsweise und eine allgemeine Steigerung der Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens. Darüber hinaus erfüllt es wichtige Funktionen in der Aufgabenplanung und im Projektmanagement.

Asana ist ein Projektsteuerung-Tool, die dabei hilft, Teamarbeit flüssiger, übersichtlicher und letztlich effizienter zu gestalten. Die neuesten Entwicklungen von Asana und das steigende Interesse an dieser Anwendung, das wir bei appvizer registrieren, haben uns dazu bewegt, die Software auf den Prüfstand zu stellen. Was kann Asana also für Ihr Unternehmen tun?... Die Antwort finden Sie in diesem Test.

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Was ist Asana? Eine allgemeine Vorstellung der Software

Vorstellung

Asana ist ein Produktivitätswerkzeug, das als SaaS (cloud-basiert) angeboten wird. Die Software deckt Funktionen im Bereich Aufgabenplanung und Projektmanagement ab und hilft bei der Zusammenarbeit im Unternehmen. Asana unterstützt die Teamarbeit, indem es allen Teammitgliedern ermöglicht, sich auf ihre eigentliche Arbeit und ihre Ziele zu konzentrieren, anstatt sich mit der Organisation der Arbeitsplanung zu beschäftigen. Das Programm kam 2008 auf den Markt und hat sich seitdem stark weiterentwickelt, ohne jedoch sein ursprüngliches Ziel außer Acht zu lassen: die Steigerung der Produktivität von Angestellten.

Besonderheiten gegenüber anderen Aufgaben- und Projektplanern

Asana sticht mit seiner besonderen Art und mit vielen innovativen Lösungen aus der Menge anderer Plattformen und Softwaretools heraus. Im Folgenden sind einige Hauptmerkmale, die Asana von anderen Projektmanagement-Tools unterscheiden:

• Übersichtlichkeit über Informationen ist eines der wichtigsten Merkmale: Asana ermöglicht einen klaren und aufgeräumten virtuellen Arbeitsplatz, egal wie groß die Anzahl der Aufgaben und Informationen ist.

• Agilität und Flexibilität: Asana erleichtert und lockert die herkömmliche Arbeitsorganisation. Jeder trägt zur Vervollständigung einer oder mehrerer Aufgaben bei und der Verantwortliche, der sich letztlich um die Aufgabe kümmert und sie erfüllt, überwacht den Fortschritt.

• Anpassungsfähigkeit: Asana bietet eine Vielzahl von Ansichten, Filtern und Sortierungen, die es erlauben, verschiedene Projektinformationen je nach Bedarf oder persönlichen Vorlieben anzuzeigen und darzustellen.

• Zentralisierung: Asana wird immer mehr zu einem kollaborativen “Hub”, der die Zusammenarbeit, die formelle und informelle Kommunikation, das Dokumentenmanagement und vieles mehr dank seiner vielen Anwendungsmöglichkeiten (Google Drive, DropBox. Slack, etc. ) unterstützt. Die Zentralisation aller Informationen hilft dabei, die Produktivität zu steigern.

• Vielseitigkeit: Asana ist eine Software, die sich an Selbständige richtet, die einen Aufgabenplaner suchen, aber auch an Unternehmen mit einigen Hunderten Mitarbeitern, die eine PPM Software (Project Portfolio Management) für komplexere Projekte benötigen. Die verschiedenen Ansichten und die große Flexibilität in der Bedienung ermöglichen es jedem Nutzer, sich gut in der Anwendung zurecht zu finden.

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Der Nutzen einer Software zur Aufgaben- und Projektplanung

Genereller Mehrnutzen

Die Frage nach dem Mehrnutzen eines Programms wie Asana und anderer Alternativen (z.B. Bitrix24, Trello, Wimi, etc.) kann sich stellen, wenn ein Unternehmen noch auf der Suche nach einem passenden System ist. Das wichtigste Argument für die Anwendung einer solchen Software ist das Überspringen unnötiger organisatorischer Aufgaben, um dadurch mehr Ressourcen für Aufgaben zu haben, die einen Mehrwert bringen (produktive und kreative Aufgaben). Dieses Argument wird in der nachfolgenden Grafik noch einmal verdeutlicht:

Ein Werkzeug, das Interaktionen rund um ein Projekt fördert, muss notwendigerweise auch Informationen, Verantwortlichkeiten, wichtige Schritte und Meilensteine organisieren. Anders gesagt: Das Fehlen einer solchen Software zwingt die Mitarbeiter dazu, die Daten, Informationen aus E-Mails und andere Dokumente selbst sammeln und die Arbeitsplanung selbst organisieren zu müssen. Die erste Option ist natürlich weniger zeitaufwändig und wesentlich produktiver, da eine zeitraubende oder mühsame Organisation durch die Mitarbeiter entfällt.

Im Fall von Asana

Asana erfüllt alle oben genannten Eigenschaften, die ein solches Werkzeug haben muss. Zusätzlich besitzt Asana aber noch einige Extras:

• Asana verhindert eine Flut von E-Mails, da diese durch Kommentare und eine genaue Beschreibung der Aufgaben ersetzt werden. Kommentare sind in diesem Zusammenhang ohnehin geeigneter als E-Mails, da man den Kontext sofort sieht. Trotzdem hat Asana 2018 auch eine Synchronisierung mit Gmail und Outlook implementiert.

• Ansprechpartner und Verantwortliche können sofort identifiziert werden.

• Asana ermöglicht eine einfache Entscheidungshilfe, da alle Daten zentralisiert und auf dem Dashboard sichtbar sind.

• Alle Daten werden an einem Ort zusammengeführt

• Alle produktiven, kollaborativen und organisatorischen Aspekte werden zentralisiert (Teilen von Ideen, Aufgabenplanung, Projektmanagement, usw.).

• Asana macht Projekte transparenter und stärkt das Vertrauen in sie.

• Es ermöglicht eine bessere Übersicht und eine höhere Effizienz.

Wer verwendet Asana und wieso?

Die Nutzer von Asana

Start-Ups nutzten Asana von Beginn an vor allem aus einem Grund: Sie alle brauchen effiziente Werkzeuge zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Asana erfüllt genau diese Anforderung. Genauso gut funktioniert Asana aber auch für Freelancer und andere Selbstständige (v.a. zur Aufgabenplanung), Entwicklerteams, Marketingabteilungen und große Unternehmen, die im Übergang zu agilen Methoden sind. Außerdem können natürlich auch Unternehmensberatungen Asana benutzen, um so mit ihren Kunden zusammenzuarbeiten.

Auf individueller Ebene wird die Software von Marketing-Managern, Projektleitern und der allgemeinen Belegschaft geschätzt, von eher kreativen Köpfen bis hin zum Team der Verwaltung. Manche entdecken in der Software einen strukturierenden Rahmen, andere ein befreiendes und transparenteres Arbeitsumfeld.

Wofür wird Asana verwendet?

Asana ist für folgende Zwecke konzipiert worden:

• Management von einzelnen und wiederkehrenden Aufgaben (Kundenbeziehungen, HR, Verwaltung, usw.);

• Management von einfachen Projekten (z.B. Erstellung einer Handelsbroschüre) und anderer Aktivitäten (z.B. Erstellung einer Webseite, Content Marketing, Produkterstellung...);

• Zusammenarbeit und Produktivität im Alltag: Organisation von Ideen, Verteilung von Aufgaben, Teilen von Dokumenten, Kommentare, Abstimmungen...;

• Teamplanung.

Asana ist allerdings nicht so gut an sehr komplexe Projekte angepasst, die Budgetplanung, Risikomanagement und Kostenrechnung und Ähnliches beinhalten.

Funktionen und Features

Asana ist eine der führenden Softwares im Bereich Projektmanagement und Zusammenarbeit für weniger als 10 Euro pro Monat und Nutzer. Der Funktionsumfang ist größer als bei anderen Tools in dieser Klasse:

*Die Integrationen erlauben es, den Funktionsumfang von Asana mit spezialisierten Lösungen zu erweitern (Dokumentenmanagement, CRM, instant messenger, Datenanalyse, IT-Entwicklung [wie GitHub], E-Mail Marketing, etc.).

Allerdings deckt Asana leider folgende Funktionen nicht ab:

• Komplexe Workflows: Interdependenzen zwischen einzelnen Schritten;

• Chat-Funktion: Die Implementierung von Slack, Google Chat und Microsoft Teams ist jedoch gut gelungen;

• Timesheet Management, um die vergangene Zeit nachzuvollziehen;

• Fakturierung und Abrechnung;

• Ressourcenmanagement;

• Arbeitsplan;

• Projekt Lebenszyklus;

• Risikomanagement;

• Finanzmanagement: Kostenüberwachung, Budgetplanung.

Kosten: Gratis Versionen und Premium-Angebote von Asana

Kostenlose Version für bis zu 15 User

Asana bietet eine Gratislösung für bis zu 15 Mitarbeiter an, die über alle für die Teamarbeit notwendigen Features verfügt: Aufgabenmanagement, Erstellung eines Projekts, Diskussionen, Anhänge, Deadlines, Kalender. Viele Unternehmen bleiben lange Zeit bei dieser kostenlosen Version (normalerweise, bis sie 10 Angestellte haben), denn sie ist ausreichend ausgestattet und frustriert die User nicht.

Premium-Version ab 9,99$ pro Monat

Die kostenpflichtige Version von Asana stellt alle Funktionen der Gratis-Version zur Verfügung, bietet jedoch noch zusätzlichen Bedienkomfort und weitergehende Tools:

• Verlaufsansicht (Anpassung an Gantt Diagramm),

• Weitergehende Suchfunktion und Reportings,

• Personalisierte Felder bei allen Aufgaben,

• Abhängigkeit zwischen Aufgaben (wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann zum Beispiel automatisch eine zweite starten),

• Projekte, die nur aus Gesprächen zusammengesetzt werden (Anlehnung an Slack),

• Teamarbeiten und private Projekte (in der kostenlosen Option sind alle Projekte für die Kollegen sichtbar),

• Datum und Startzeitpunkt einer Aufgabe,

• Premium Support,

• Authentifikation nur über Google (SSO).

Business-Version ab 19,99$ pro Monat

Die Business-Version erweitert den Funktionsumfang nochmals um weitere Features wie die Verfolgung von Projektfortschritten in Echtzeit, das Erstellen benutzerdefinierter Felder mit personalisierbaren Änderungsrechten, die alle eine umfangreichere projektübergreifende Arbeitsorganisation und Informationsüberwachung ermöglichen.

Kleine Teams können zudem sowohl bei der Premium- als auch bei der Business-Version von Rabatten profitieren.

Bedienerfreundlichkeit und Ergonomie

Die Ergonomie von Asana wurde vor dem Hintergrund von Effizienz entwickelt: Das Arbeitsumfeld ist übersichtlich, nüchtern und die benutzte Technologie (entwickelt unter dem Namen “Luna”) stellt der Anwendung die nötige Geschwindigkeit zur Verfügung.

Die Software ist online verfügbar, es gibt aber auch eine abgespeckte Version für mobile Geräte, die unter Android oder IOS laufen (man kann also auch vom Handy aus produktiv sein). Allerdings gibt es keine offizielle Variante zum Download für einen PC oder eine private Cloud.

Man muss jedoch anmerken, dass die Vorteile eines herkömmlichen stationären Programms beinahe gegen Null gehen und die sehr hohen Sicherheitsstandards bei Asana eigentlich keine Installation auf einem privaten Server verlangen.

Eine weitere Besonderheit von Asana sind die Tastenkombinationen. Wenige nutzen diese Möglichkeit wirklich aus, man kann aber sehr viel Zeit damit sparen:

• Tab+Z : Die Aufgabenliste öffnen

• Tab+löschen : Die ausgewählte Aufgabe löschen

• Tab+X : Die Aufgabe im Vollbildmodus sehen

Text Layout:

• STRG+B : Fettgedruckt

• STRG+I : Kursiv

• STRG+U: Unterstrichen

• STRG+Shift+8 : Aufzählungsliste

Schließlich gibt es noch einen Punkt, der Asana zum Beispiel von Trello unterscheidet: Die Möglichkeit, verschiedene Ansichtsmodi schnell und nach Bedarf zu wechseln:

• Kanban,

• Verlauf,

• Aufgabenliste,

• Dateienliste,

• Kalender/Planning.

Sicherheit und Datenschutz

Die Nutzerdaten werden bei Asana in sicheren Datencentern von Amazon Web Services gehostet. Diese Center bieten eine physische Sicherung durch biometrische Zugangskontrollen und durchgehende Überwachung. Zusätzlich entsprechen die Datencenter den SOC1, SOC2 und SOC3 Standards. Die gespeicherten Daten sowie deren Übertragung sind nach dem neuesten Standard AES 256 verschlüsselt.

Asanas Praktiken im Hinblick auf Datenverkehr stimmen zudem mit den internationalen Vereinbarungen über Datentransfer zwischen der europäischen Union und den USA überein. Eine interessante Weiterentwicklung wäre jedoch auch eine Speicherung der Daten von europäischen Usern an einem EU-Standort, wie sie heute schon von Microsoft und Salesforce angeboten wird.

Vor- und Nachteile von Asana

Vorteile von Asana

• Die Nutzung ist sowohl an den täglichen Gebrauch wie auch an einzelne Projekte angepasst.

• Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist hervorragend.

• Die Möglichkeit, nach Bedarf zwischen verschiedenen Ansichtsmodi zu wechseln, macht Asana für die verschiedensten Nutzertypen interessant.

• Das Gleichgewicht zwischen strukturiertem und flexiblem Arbeitsumfeld ist sehr ausgewogen.

• Es werden viele Funktionen angeboten und die Kompatibilität mit anderer Software ist gut. Zudem entwickelt sich Asana schnell weiter, ohne dabei den Preis zu verändern.

Nachteile von Asana

• Eine eher von Workflows und Tickets gesteuerte Planung würde es ermöglichen, Softwarelösungen wie Redmine (Open Source Projektmanagement Software) zu ersetzen.

Welche neuen Features sind geplant?

Asana hat seine Performance 2017-2018 stark verbessert. Zudem wurden bei der letzten Aktualisierung und Erweiterung neue Funktionen hinzugefügt (Verlaufsplan, Synchronisation mit Gmail und Outlook, Neuentwurf der Startseite, etc.).

Unseres Wissens nach wird Asana weiterhin diesem auf Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit basierendem Entwicklungsschema folgen und demnächst weitere Funktionen wie Tools für das Ressourcenmanagement hinzufügen, die dem Softwaretool zu noch mehr Performance verhelfen werden.

    Kleiner Exkurs zur Geschichte von Asana

Asana wurde von Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein nach ihrem Ausscheiden aus  Facebook im Jahr 2008 gegründet. Die Gründer merkten bald, dass sie beide Anhänger von Yoga und Meditation sind und nannten ihr Unternehmen “Asana”, was auf Hindi “Pause” bedeutet. Elf Jahre später ist das Unternehmen und das gleichnamige Produkt immer noch von Ausgeglichenheit und Wohlwollen geprägt.

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Fazit

Asana ist ein Produktivitätstool von außergewöhnlicher Qualität. Man sollte es jedoch nicht mit einem großangelegten speziellen Projektmanagement-Programm verwechseln, die ein Management von Risiken, Budget und Ressourcen beinhaltet. Asana bietet letztlich die zurzeit beste Lösung im Bereich Zusammenarbeit und Produktivität an und die kostenlose Variante reicht für bis zu 10 Mitarbeiter vollkommen aus. Kleinere Unternehmen können so zur Premium-Version übergehen, sobald ihre Ansprüche steigen und bevor sie das Limit von 15 kostenlosen Nutzern erreichen.