Webprojekte erfolgreich managen: 9 Tipps für Ihr Projektmanagement

Ein Webprojekt steht an? Dann aber mal hergehört! Die Verwaltung von Webprojekten nimmt im Projektmanagement einen besonderen Platz ein, denn sie erfordert ebenso viel Strenge wie Kreativität. Dieser Ratgeber basiert auf unseren eigenen Erfahrungen im IT-Projektmanagement und soll Ihnen einige bewährte Methoden vermitteln, die eine erfolgreiche Projektentwicklung versprechen und Ihnen helfen sollen, Fehler auf diesem Gebiet zu vermeiden.

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Was ist ein Webprojekt?

Ein Webprojekt bezieht sich auf ein Projekt zur Gestaltung einer Webseite, eines E-Commerce-Shops, eines virtuellen Marktplatzes oder auf eine Web-Anwendungsentwicklung. Das Konzept der Gestaltung umfasst dabei nicht nur die Umsetzung einer Informationstechnologie, sondern auch die Verwaltung von Inhalten, Daten, des Designs (im grafischen Sinne) und allen Marketing-Dimensionen.

Besonderheiten des Web-Projektmanagements

Ein Webprojekt ist oft die Online-Erweiterung eines mehr oder weniger wichtigen Teils der Internetaktivitäten eines Unternehmens oder einer Organisation. Durch ein solches Vorhaben sind alle internen Geschäftsfelder des Unternehmens kompakt und synthetisch vertreten (Vertrieb, Kommunikation, Marketing, Support, Recht, HR, etc.). Es ist dieses facettenreiche Gesamtpaket, das ein Webprojekt einzigartig macht. Es geht beim Web-Pprojektmanagement darum, alle Geschäftskomponenten unter Einbeziehung der Führungskräfte und durch eine effiziente Betreuung eines Projektleiters perfekt aufeinander abzustimmen. Hier sind die Details dieser Besonderheiten für die 4 Haupttypen von digitalen Projekten:

Erstellen einer Website

Eine klassische Internetseite präsentiert sich oft in Form einer traditionellen Unternehmens-Website, eines Blogs, einer Presse-Website oder einer institutionellen Website. Beim Erstellen von Websites sollten folgende Anforderungen und Inhalte berücksichtigt werden:

• Elemente, die Ihre Unternehmensidentität und Ihr Markenimage repräsentieren (Logo, Grafiken, Fotos, Baseline, Value Proposition, usw.);

• Eine einwandfreie Benutzererfahrung (UX) auf allen fixen und mobilen Geräten;

• Optimierte natürliche Referenzierung (organische Suche) und perfekte Kompatibilität mit sozialen Netzwerken.

Ungefähre Dauer des Projekts: 1 Woche (für ca. 20 Seiten)

Beispiele: bundesregierung.de, wikipedia.org, zuckerzimtundliebe.de

Tools für das Erstellen von Webseiten: ein Content Management System (CMS) wie Drupal, Joomla! oder Wordpress

Erstellen einer E-Commerce-Seite

Eine E-Commerce-Site bezieht sich auf einen unabhängigen Onlineshop. Der unabhängige Online-Versandhandel ist seit dem Aufkommen von Mega-Marktplätzen wie Amazon oder Alibaba immer seltener geworden. Klassische Onlineshops bleiben jedoch weiterhin attraktiv für Unternehmen und Marken, die einen guten Ruf genießen. Die Webseitenentwicklung muss dazu führen, dass die erstellte E-Commerce-Website die folgenden Anforderungen erfüllt:

• Ein effizientes Informationssystem: Produktkatalog, Preisangaben, Bestandsführung, Logistik, Bestellungs-, Zahlungs- und Liefermanagement, etc.;

• Optimierte natürliche Referenzierung in Suchmaschinen;

• Eine einwandfreie Benutzererfahrung (UX) auf allen fixen und mobilen Geräten.

Ungefähre Dauer des Projekts: 3 Monate

Beispiele: nike.com, apple.com, dell.com

Tools zur Erstellung eines E-Commerce-Shops: Magento, Prestashop Ready, Shopify

Erstellen eines Marktplatzes

Digitale Marktplätze sind Multivendor-E-Commerce-Plattformen. Sie ermöglichen es vielen unabhängigen Verkäufern, ihre Produkte auf einer Händlerseite mit hohem Publikum anzubieten. Diese Webtechnologien sind gekennzeichnet durch:

1. Ein effizientes Informationssystem: Produktkatalog, Preisangaben, Lagerverwaltung, Logistik, Bestellungs-, Zahlungs- und Liefermanagement, usw.;

2. Optimierte natürliche Suchmaschinenlistung;

3. Eine sehr große Auswahl an angebotenen Produkten.

Ungefähre Projektdauer: von 6 Monaten für einen SaaS-Marktplatz bis zu mehreren Jahren für eine spezifische Entwicklung.

Beispiele: amazon.de, zalando.de, otto.de

Tools zur Erstellung eines Marktplatzes: Arcadier, cs.cart, Izberg

Erstellen einer Webanwendung

Das Internet stellt zunehmend auf Webanwendungen (oder Web-Apps) um, die meist in JavaScript gestaltet sind: Intranet, Extranet, Wikis, ESN (Enterprise Social Network), Vergleichsportale, Online-Dienste - die Liste ist lang. Im Vergleich zu klassischen Webseiten, die rein informativen Inhalt präsentiert, bieten solche Seiten viele unterschiedliche Funktionen: suchen, vergleichen, auswählen, teilen, speichern von Produkten, Informationen, Anbietern uvm. Eine gute Web-Anwendungsentwicklung führt zu folgenden Merkmalen des Endproduktes:

1. Optimale Benutzererfahrung;

2. Hervorragende technische Leistungen;

3. Beachtliche Berühmtheit der Web-App.

Ungefähre Projektdauer: von 6 Monaten bis zu mehreren Jahren, je nach Komplexität.

Beispiele: appvizer.de, elster.de, portokalkulator.de, Unternehmens-Intranet oder -Extranet

Tools: spezifische Entwicklung

Die Phasen des Web-Projektmanagements

Phase 1: Definition der Bedürfnisse und Anforderungen

Ein Webprojekt beinhaltet notwendigerweise eine schriftliche Definition von Bedürfnissen in Form eines Anforderungskatalogs. Diese Spezifikationen sind ein Dokument, welches Punkt für Punkt die Funktionalitäten, die kommerziellen Ziele und die erwarteten technischen Voraussetzungen des Webprojektes definiert. Es wird verwendet, um die Machbarkeit der Idee zu untersuchen, bestimmte Elemente in Frage zu stellen und die anfallenden Kosten zu bestimmen.

Das Definieren der Projektanforderungen sowie die darauf aufbauende Erstellung von Modellen, auch einfacher Art, ermöglicht es Ihnen, das erwartete Ergebnis schnell und eindeutig abzubilden und zu verstehen.

Phase 2: Zusammensetzung des Teams

Ein effizientes Projektmanagement ist nur mit einem gut koordinierten Team möglich. Nach der Definition des Projektumfangs müssen Sie ein IT-Dienstleistungsunternehmen, eine Webagentur und/oder ein internes Team für die Durchführung des Projekts einsetzen. Dieses Team wird in der Lage sein, den Aufwand für die Durchführung des Projekts (Zeit und Budget) im Vorfeld zu bewerten. Ein typisches Webprojektteam besteht aus Entwicklern, einem UX-Designer, einem Product Owner oder Projektmanager und Handelsvertretern (zur Formulierung geschäftspezifischer Bedürfnisse).

Phase 3: Kalkulation und Planung

Die Kalkulation besteht darin, ein Projekt in kleine Teile zu unterteilen, um seine Gesamtkosten zu bewerten. Im Falle eines Webprojekts ist es notwendig, den Aufwand für die Entwicklung aller folgenden Punkte zu quantifizieren:

• IT-Entwicklungen (Back Office und Front Office),

• Technische Aufgaben (Hosting, Sicherheit, Backup),

• Grafik und Design der Oberfläche,

• Inhalte (Texte, Artikel, Markeninhalte, Whitepaper),

• Marketingmaterial (Landing Pages, Visit Tracking).

Sobald das Team den Umfang des Projekts und den Aufwand kennt, kann es die Produktion der fünf oben genannten Achsen planen. Dazu werden die Funktionen in Tickets unterteilt und anschließend terminiert. In der IT schlägt die agile Methode vor, in Sprints zu arbeiten (2 Wochen Produktion in Folge, eingeleitet durch eine Planungsphase). Die Planung für ein agiles Projekt erfolgt in der Regel in Form einer Roadmap. Diese kann als Gantt-Diagramm, Liste oder Kanban visualisiert werden.

Phase 4: Design

Das Design (oder die Produktion) ist die Phase, in der sich die Teammitglieder entsprechend ihrer Projektmanagement-Rollen koordinieren müssen, um die Erstellung der Website, der Anwendung oder des Marktplatzes sicherzustellen:

• Wahl des Domainnamens und des Webhostings,

• Entwicklung von Websites (HTML, CSS, PHP, etc.) oder CMS-Konfiguration,

• Schreiben und Integrieren von Inhalten und Medien,

• Visualisierung und Integration der Benutzeroberfläche,

• Integration von Analysetools für das Webmarketing (z.B. Google Analytics),

• Integration von Webmarketing-Elementen (Newsletter-Anmeldung, Landing Page).

Phase 5: Rezeption

Die Abnahmephase ermöglicht es dem Projektleiter oder Product Owner (PO), die gesamte Webseite oder Plattform zu testen, um die Übereinstimmung mit dem erwarteten Ergebnis zu überprüfen. Die Schritte 4 und 5 werden in einem iterativen Prozess wiederholt, bis das Endprodukt zufriedenstellend ist.

Phase 6: Produktanlauf und -einführung

Sobald die iterative Phase beendet ist, wird die Webseite, Plattform oder Web-App online gestellt. Allerdings hat das Webprojekt sein Ziel zu diesem Zeitpunkt noch nicht erreicht: Es muss dafür erst noch sein Publikum treffen. Für den Projektleiter und das Marketingteam stehen mehrere Optionen zur Verfügung, um einen erfolgreichen Start des Projekts zu gewährleisten:

• E-Marketing und E-Reputationsplan,

• Kommunikation in sozialen Netzwerken (z.B. Twitter, Facebook, Linkedin),

• Pressearbeit (PR),

• Gast-Blogging auf relevanten externen Seiten,

• Schreiben von Inhalten zur Verbesserung der natürlichen Referenzierung in den Suchmaschinenergebnissen,

• E-Mail-Kampagne,

• CPC-Kampagne (AdWords),

• Offline-Marketing (Printmedien, Poster, Teilnahme an Messen, etc.).

9 Tipps für ein erfolgreiches Webprojekt

Jeder, der bereits intensiv an einem digitalen Projekt beteiligt war, wird Ihnen bestätigen, dass neben der Art und Weise der Einführung vor allem die Erfahrung von Bedeutung ist. Deshalb präsentieren wir Ihnen 9 Tipps aus eigener Erfahrung, die Ihnen helfen werden, ein erfolgreiches IT-Projekt im Bereich Web Design auf die Beine zu stellen (und dabei die häufigsten Fehlerquellen zu vermeiden).

1. Ausrichtung der Web-Strategie an der Unternehmensstrategie

Die Isolierung eines Webprojekts von der Strategie des Unternehmens verurteilt es zum Scheitern, denn ersteres stellt, wie wir bereits gesehen haben, die Erweiterung der allgemeinen Strategie des Unternehmens dar. Daher ist es notwendig, die Ziele der Plattform von der Grundlage der Unternehmensziele aus zu definieren. Hier sind einige Fragen zur Festlegung der Marketingstrategie:

• Was sind die Ziele der Website?

• Wer sind die Konkurrenten?

• Wie stark sind die SEO-Metrics? (Trust Flow, Domain Authority)

• Welche Chancen und Risiken gibt es auf dem Markt?

• Was sind unsere Stärken und Schwächen (z.B. Fähigkeiten, gute Inhalte zu schreiben)?

• Haben wir die Mittel, um die gesetzten Ziele zu erreichen?

Ist die Strategie einmal gewählt, gilt es, an ihr festzuhalten, auch wenn unterwegs kleinere Hürden bewältigt werden müssen.

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2. Ergänzende Fähigkeiten und gemeinsame Kultur

Erfahrung, Design, Entwicklung - viele Merkmale und Fähigkeiten der Mitglieder eines Entwicklerteams sind für den Erfolg eines Web- oder IT-Projektes entscheidend. Dabei hat jedes Teammitglied seine eigenen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektes, was das Delegieren von Aufgaben transparent und klar strukturiert. Hier sind die verschiedenen Fähigkeiten, die für ein Website-Redesign erforderlich sind, sowie die auf diese Profile passenden Berufe:

Der Wettbewerb im Internet ist streng geworden. Um ein Webprojekt erfolgreich abzuschließen, ist es daher unerlässlich, ein sich ergänzendes und erfahenes Entwicklerteam zu haben. Das gesamte Team muss auch die gleiche IT-Projektkultur teilen, um die Erarbeitung der Website zu beschleunigen.

3. Weniger ist mehr

Der Web-Entwicklungsprozess wird sehr oft unterschätzt und der Webentwicklungskurs eines Projektes driftet als Folge fast systematisch von dem ursprünglich geplanten Pfad ab. Aus diesem Grund sind der Entwurf und die Planung eines echten MVP (Minimum Viable Product) unerlässlich. So können Sie das Herzstück des Projekts testen, bevor Sie mit einem zu detaillierten Projekt beginnen, das Gefahr läuft, zu große Dimensionen anzunehmen und bei einer Weiterentwicklung über die Zeit hinweg möglicherweise katastrophal endet.

4. Realistische Planung

Optimismus ist eine Stärke im Alltag aber eine Schwäche im Projektmanagement. Es ist jedoch auch nicht förderlich, zu pessimistisch bei der Projektplanung zu sein. Die Kunst einer guten Projektführung basiert auf der Schaffung eines guten Referenzsystems, damit jeder Projektbeteiligte die richtigen Entscheidungen treffen und das Projekt bei Bedarf anpassen kann.

Die genaue Quantifizierung des benötigten Humankapitals sowie eine genaue Budgetierung und Ressourcenzuweisung im Projektplan erlauben es, eine Retroplanung (z.B. Gantt-Diagramm) durchzuführen, die es allen Mitgliedern des Planungsteams ermöglicht, sich der Dimension des Projekts bewusst zu werden.

5. Effektive Projektmanagementmethode

Je nach Art des Projekts können verschiedene interessante Methoden des Projektmanagements zum Einsatz kommen:

• Traditionelle Methoden: Wasserfall, kritischer Pfad,

• PMI/PMBOK-Methodik,

• Agile Methoden (Scrum, Kanban, Extreme Programming),

• Adaptive Methoden: Ereigniskette, Extreme Project Management.

Im IT-Projektmanagement ist die Agile Scrum-Methode die am häufigsten verwendete. Sie steht dank kurzer Kommunikationswege, hoher Flexibilität und Transparenz sowie sehr simpler Durchführbarkeit im Einklang mit der Start-up-/Web- sowie der Entwicklerkultur und entspricht gut dem Lebenszyklus einer Webplattform.

6. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Es ist in jedermanns Reichweite, Daten über die Nutzung einer Webseite, Plattform oder Webanwendung zu erheben. Sie in einem Dashboard zu veranschaulichen ist nicht viel schwieriger und bietet Unternehmen einen wichtigen Vorteil: Die Daten beziehen sich auf reine, direkt auf das Unternehmen bezogene Fakten, während man ohne sie nur grobe, oft unpräzise Annahmen treffen können. Durch die Fundierung der Analysen mit solchen Daten werden unkonkrete Spekulationen wie: "Ich bin sicher, dass die Benutzer es lieben werden" vermieden.

Um diese Annahme in eine Tatsache umzuwandeln, ist es notwendig, die von den Nutzern auf den einzelnen Seiten verbrachte Zeit zu betrachten, die Rebound-Rate zu analysieren und relevante Ereignisse und Conversions auszumachen.

Nehmen Sie sich daher zwei Arbeitstage Zeit, um einen personalisierten Bericht in Google Analytics zu erstellen, der einen Überblick über alle für Sie relevanten Aktivitäten auf der Website gibt.

7. Seien Sie kreativ!

Kreativität ist untrennbar mit jedem Projekt zur Gestaltung von Websites verbunden, da sie der Hauptträger der Innovation ist. Zudem ist Innovation unerlässlich, um einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und zu erhalten.

Um die Kreativität eines Teams zu fördern, ist es wichtig, Brainstormingzeiten zu schaffen, die von projektbezogenem Druck oder Stress isoliert sind. Der Ansatz des Design Thinking ist in diesem Zusammenhang sehr interessant, da er analytisches Denken mit dem intuitiven Denken eines Teams kombiniert.

8. Risikovermeidung und dennoch Mut zu Neuem

Im Allgemeinen sind Webmarketing, UX Design und IT-Entwicklungen sehr pragmatisch. Es ist daher nicht nötig, das Rad neu zu erfinden oder sich in allzu unbekanntes Gewässer zu wagen, wenn es eigentlich darum geht, bewährte Methoden effektiv anzuwenden. Fast alle Webprojekte, die Risiken für Vorgehen und Prozesse eingehen, welche noch nie vorher getestet wurden, enden fehlerhaft. Nur Unternehmen mit großen finanziellen Kapazitäten können sich von dieser Art von Fehlern problemlos erholen.

Dies soll jedoch nicht heißen, dass gänzlich auf Tests verzichtet werden sollte. Marketing-, funktionale und grafische Tests mit geringem Risiko (zeitlich wie finanziell) werden durchaus empfohlen. Neue Werbekanäle sollten beispielsweise zunächst mit kleinen Werbebudgets getestet werden. Auch A/B-Tests an Features, Visuals oder Landing Pages sind eine gute Möglichkeit, um Potenziale und Fehlerquellen zu erkennen und die Anzahl an Besuchen, Nutzungen, Conversions oder abgeschlossen Deals in der Folge zu optimieren.

9. Kommunikationsfähigkeiten

Ob intern (innerhalb des Projektteams und des Unternehmens) oder extern (Kunden, Nutzer, Follower, Leser, usw.), die Kommunikation einer Firma ist auch im Webdesign entscheidend, da sie die Wahrnehmung des Projekts in den Köpfen Dritter dauerhaft verankert. Hier sind die kritischen Elemente, die im Web-Projektmanagement kommunikativ angegangen werden müssen:

• Intern:

  • Wichtigste Meilensteine des Projekts,

  • Verzögerungen und frühzeitige Lieferfortschritte,

  • Laufender Projektfortschritt,

  • Wichtige Änderungen und deren Gründe.

• Extern:

  • Freigabedatum (nur, wenn es sicher feststeht),

  • Wertversprechen der Website oder des Produkts und der Baselinie,

  • Einladung zu Webinaren.

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Das Web-Projektmanagement ist äußerst anregend, da es eine große Anzahl von Berufsfeldern in die Projektarbeit einbindet und auf den daraus generierten Wissensbestand zurückgreifen kann, um ein sehr synthetisches Endprodukt herzustellen. Die Kreativität der Projektbeteiligten ermöglicht es, eine digitale Erfahrung zu schaffen, die sich von einem traditionellen Projekt deutlich unterscheidet. Diese Balance zwischen Strenge und Kreativität erfordert die Zusammenarbeit erfahrener und komplementärer Personen unter Verwendung angepasster Methoden (z.B. agile Entwicklung).

Kollaborative Managementinstrumente wie Asana können auch die Effektivität der Projektüberwachung und so den Projekterfolg erhöhen, um qualitative Ergebnisse ohne Planabweichungen zu erzielen. Probieren Sie es aus!