Methoden und Strategien für eine gelungene Personalbeschaffung

Was ist unter “Personalbeschaffung” zu verstehen? Welche Methoden existieren? Und wie wählt man seine zukünftigen Talente aus? Von der Suche nach qualifizierten und potentiellen Mitarbeiter bis hin zur Auswahl und Einstellung des idealen Kandidaten, ist das Recruitment ein wesentlicher Punkt des Personalmanagements.

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Rekrutierungsmethoden für Mitarbeiter oder externe Kandidaten an. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener oder gelegentlicher Personalmanager sind, deckt dieser Artikel auch die verschiedenen Phasen eines erfolgreichen Sourcingverfahrens für das Recruitment ab.

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Was ist die “Personalbeschaffung”?

Unter Personalbeschaffung, Personalgewinnung oder Recruitment versteht man die Aktionen und Phasen, die ermöglichen, die geeignete Person zu einer gegebenen Stelle zu finden.

Es geht nicht darum, einen Kandidaten zu finden, sondern um eine Person zu gewinnen. Manchmal sind Personen von vornherein keine Kandidaten, weil sie über das Netzwerk oder durch direkte Ansprache kontaktiert wurden. Mit anderen Worten: Sie hätten sich nicht direkt beworben.

Der Begriff der Personalbeschaffung umfasst den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur Integration des neuen Mitarbeiters. Ja, bei der Einstellung geht es nicht nur um das Vorstellungsgespräch oder den Lebenslauf, sondern es geht um viel mehr als das!

Das Recruitment beinhaltet Aktionen, wie das Schreiben eines Arbeitsangebotes, die Veröffentlichung des Angebotes, usw., und Phasen, wie:

• die Bedarfsermittlung,
• das Sourcing,
• die Bewertung,
• die Auswahl, und
• die Integration.

Dazu existieren zwei wichtige Recruitmentmethoden: Die interne und externe Personalbeschaffung, die mit einer Sourcing-Strategie gekuppelt werden können.

Methoden der Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung ist die Methode (Test- oder andere Auswahlmethoden), mit der das Unternehmen eine Person aus ihrer internen Belegschaft auswählt, um eine freie Stelle oder Position zu besetzen.

Diese Stelle muss den strategischen oder operativen Bedürfnissen des Unternehmens antworten. Zur Verbreitung der Anzeige kann in diesem Fall das Intranet, die Firmenzeitung, Plakate oder interne Newsletters benutzt werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile dieser Methode sind unbestreitbar:

• Zeiteinsparung durch effektivere Integration der Person, da diese schon vorher integriert wurde und die betriebliche Abläufe kennt;
• Geringeres Risiko an Fehlbesetzung, da die Qualifikationen der Person schon bekannt sind;
• Geringere zeitliche und finanzielle Aufwendung bei der Personalgewinnung.

Jedoch gibt es ein paar Aspekte, die mit dieser Methode vergessen werden:

• Der geeignete Mitarbeiter muss oft eine Weiterbildung für die neue Stelle haben, was nämlich finanzielle Aufwendungen für den Arbeitgeber darstellt;
• Die Frage der geografischen Mobilität kann für viele Menschen ein abschreckender Faktor sein;
• Internes Recruitment schafft “Betriebsblindheit”, welche die Schöpfung neuer Impulse und Ideen erschwert;
• Spannungen und Enttäuschungen können auftreten, wegen Verdacht auf Begünstigung.

Externe Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung zieht Bewerbungen aus dem externen Umfeld des Unternehmens an. Die Kommunikation der Werbung passt durch verschiedene Medien: Internet, Zeitungen, Radio, Plakate usw.

Vor- und Nachteile

Diese Methode vermittelt über wichtige Vorteile:

• Die externe Rekrutierung ist vor allem eine Gelegenheit über interne Leistung und Engagement außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren, das sogenannte “employer branding”;
• Jeder Rekrutierer, der in einem riesigen Umfeld wie dem externen Umfeld des Unternehmens tätig ist, gibt sich vielfache Möglichkeiten zur Rekrutierung;
• Es ist auch eine Quelle für das Unternehmen, eine junge Arbeitskraft zu haben, die die Unternehmenskultur treu übernehmen wird.

Andererseits verursacht die externe Personalbeschaffung enorme Kosten in Form von Honoraren für Personalvermittlungsfirmen und bietet nicht immer die Sicherheit, den besten Kandidaten zu haben.

Wenn es einen internen Personalmanager gibt, kann das Rekrutierungsprozess eine zeitraubende Aufgabe sein. Außerdem braucht man Zeit, um den neuen Mitarbeiter zu coachen und zu lernen.

Die Strategie des Sourcings von Kandidaten

Sourcing: Definition

Das Recruitment Sourcing ist eine Strategie zur Gewinnung von Talenten, die darauf abzielt, die besten Profile f��r einen bestimmten Arbeitgeber zu rekrutieren. Sie besteht aus:

• der Festlegung von Auswahlkriterien, um die Übereinstimmung zwischen Kandidat und Arbeitgeber und dann den Erfolg der Rekrutierung zu maximieren,
• der Identifizierung von Profilen und deren Qualifikation,
• die Schaffung eines Kandidatenpools (CVtheks).

Diese Strategie rationalisiert die Organisation und Verwaltung von Lebensläufen, von Einstellungsgesprächen oder gegebenenfalls von Testergebnissen.

©️ prospective.ch

Vorteile

Das Sourcing hat mehrere Vorteile in einer Beschaffungsstrategie:

• es spart Zeit für den Arbeitgeber;
• es ermöglicht, Profile einzustellen, die den Bedürfnissen des Unternehmens besser entsprechen;
• es verfolgt und speichert ein Verlauf aller Informationen (Qualifikationsniveau, Berufserfahrung, Fähigkeiten, geographische Lage usw.),
• es ermöglicht digitale und agile Archivierung von Bewerbungen,
• und fördert gemeinschaftliche Rekrutierung.

Die Bedeutung des Sourcings wird in einigen Branchen stärker empfunden als in anderen. Dies ist zum Beispiel der Fall bei der IT-Beschaffung, da der Arbeitsmarkt im technischen Bereich sehr wettbewerbsintensiv ist.

Wer ist der Sourcer oder Sourcing-Manager?

Auch als Personalberater oder Sourcing-Manager bekannt, dieser Fachmann ist:

• vielseitig,
• wachsam,
• reaktiv,
• in der Lage, eine große Menge von HR-Daten schnell zu analysieren,
• mit digitalen Beschaffungsinstrumenten vertraut (Rekrutierungs- oder ATS-Software, professionelle soziale Netzwerke, spezialisierte Jobbörsen oder allgemeinere Jobbörsen usw.).

Ob er Mitarbeiter eines Unternehmens oder Mitglied einer Beschaffungsfirma ist, der Sourcing-Manager verwaltet und beherrscht den gesamten Beschaffungsprozess.

Er oder sie ist auch mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten ausgestattet, um eine Beziehung mit potenziellen Kandidaten aufzubauen.

Er weiß, wie man Einstellungstests, Quiz, MCQs durchführt und wie man Fähigkeiten und Kompetenzen bewertet.

©️ WiWo.de

8 Aufgaben des Sourcings in der Personalbeschaffung

Wie kann man sicher sein, dass man keine Schritte überstützt? Wie kann man effizient und kollaborativ arbeiten, um Bewerberdaten zu teilen und abzurufen? Wie kann man ein intelligentes Monitoring ermitteln?

Schauen wir uns die wichtigsten Schritte des Sourcings an, und wie eine ATS-Software eine wesentliche Hilfe für den Sourcing-Manager sein kann.

Aufgabe N°1: Seine Sourcing-Strategie im Vorhinein festlegen

Der Personalmanager eines Unternehmens sucht Talente mit spezifischen Fähigkeiten und einem gewissen Maß an Erfahrung. Die Stellenbeschreibung und die erwarteten Qualitäten müssen durch eine Reihe von Vorgaben definiert werden, die die Arbeit und Sourcing-Strategie leiten.

Um ihm bei der Suche nach dem idealen Profil zu helfen, kann sich ein Unternehmen an eine Personalvermittlungsfirma oder einen Headhunter wenden.

Aufgabe N°2: Erstellung der Anzeige und Verteilung des Stellenangebots

Die Verwaltung Ihrer Stellenangebote und Antworten am selben Platz ist praktisch und spart Ihnen wertvolle Zeit. Eine ATS-Software, oder Applicant Tracking System, erleichtert die Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten auf vernetzte und interaktive Medien:

• Jobboards,
• Online-Jobsuche auf spezialisierte oder generelle Webseiten,
• professionelle soziale Netzwerke,
• Beschaffungsunternehmen,
• Netzwerke von Schulen und Universitäten, usw.

Weiterer Vorteil einer Beschaffungssoftware: Sie garantiert zu jeder Zeit die Beschreibung eines Profils, die Vorteile, die Art der angebotene Vergütung, usw. zu wiederfinden.

Die Kandidaten können sich online bewerben, und Ihr Einstellungsprozess wird dank eines leistungsfähigen Informationssystems vereinfacht.

Sie sparen Zeit, können die gewünschten Profile gezielter auswählen und ein Skill-Mapping erstellen. Kurz gesagt, Sie rekrutieren besser und schneller!

Aufgabe N°3: Potentielle Kandidaten identifizieren

Das e-Recruitment geht heute noch weiter: Die Erfassung von Lebensläufen im Web, beispielsweise auf Linkedin, ist ein unvermeidbarer Schritt, der aber manuell nicht mehr zu bewältigen ist. Hier bietet Ihnen ein ATS-Tool die ganze Unterstützung, die Sie benötigen, um reaktionsfähig zu sein.

Bullhorns Applicant Tracking System ist ein ATS-Tool, das Ihr ganzes Personalbeschaffungsprozess (inkl. Sourcing) optimieren kann. Die Lösung schöpft das volle Potenzial des Big Datas aus, um Ihren Talentpool zu vergrößern und sie auf qualitativer Weise zu beschaffen.

Aufgabe N°4: Talente in seiner Datenbank beschaffen

All Ihre Talente stehen Ihnen zur Verfügung. Je mehr Informationen Sie in Ihre Datenbank eingeben (Anzahl der Jahre Erfahrung, Diplome, Standort, Schlüsselkompetenzen usw.), desto besser können Sie Ihre ATS-Software nutzen und die richtigen Profile für eine erfolgreiche Einstellung finden.

Alle Lebenslaufdaten sind nach bestimmten Kriterien organisiert und geordnet. Sie können Ihren Kandidatenpool nach Kriterien wie der gewünschten Gehaltsspanne oder dem Verfügbarkeitsdatum durchsuchen, um Ihre Suche zu verfeinern und wieder einmal Zeit bei dem Sourcing zu sparen.

Aufgabe N°5: Die besten Kandidaten auswählen und ansprechen

Die Online-Personalbeschaffungslösungen garantieren die Rückverfolgbarkeit der Austausche zwischen Ihnen und den Kandidaten. Sie verfügen z.B. über ein Verlauf der ausgetauschten E-Mails und der telefonischen Termine.

Coveto erleichtert zum Beispiel die Austausche per E-Mail oder SMS, indem Kommunikationen zwischen Personaler und Bewerber auf einer einzigen Plattform vereinheitlicht werden. Personaler verfügen also über ein Verlauf der Kommunikationen und verlieren dann nie mehr eine einzige Information vom Bewerbungsprozess!

Aufgabe N°6: Jedem Bewerber gerecht antworten

Der Grundsatz einer fairen Antwort erfordert, dass eine Entscheidung sowohl den ausgewählten als auch den nicht ausgewählten Kandidaten mitgeteilt wird. Nachdem Sie die Sourcing-Analyse nach Ihren Kriterien, nach der Beurteilung von Fähigkeiten, nach der Auswertung der Bewerbungsgesprächen konsultiert haben, können Sie entscheiden, ob Sie die Bewerbungen weiterverfolgen wollen oder nicht.

Die Personalbeschaffungslösungen automatisieren die Antworten: Sie können auf jeden reagieren und die Antwort dank der von Ihnen vorbereiteten Vorlagen personalisieren.

Aufgabe N°7: Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen

Eine erfolgreiche Beschaffung hört nicht auf, nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde. Die Integration (oder Onboarding) eines Mitarbeiters in ein Unternehmen oder ein Team ist ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Personalbeschaffung.

Denken Sie daran, dass die Probezeit eine Testphase für beide Parteien ist: den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. Ergreifen Sie die notwendigen Schritte, um diese Phase zu einem Erfolg zu machen... und fangen Sie nicht wieder von Null an!

Aufgabe N°8: Talent-Monitoring und -Management

Wie sichert man die Daten eines Kandidaten? Warum ist es nützlich? Ein Kandidat kann heute aus verschiedenen Gründen "weggeworfen" werden: Er oder sie ist "Zweiter" oder möchte zu diesem Zeitpunkt einfach nicht sein Unternehmen wechseln. Diese Person ist ein wertvolles Talent, das in einigen Monaten oder sogar in einigen Jahren erneut kontaktiert werden sollte.

ATS-Softwares bieten eine echte Lösung zur Erleichterung der zukünftigen Personalbeschaffung. Sie erlauben:

• den Austausch zu verfolgen,
• die Organisation und Verwaltung von Lebensläufen zu rationalisieren,
• die Weiterverfolgung und Analyse der Lebensläufe,
• Daten sicher auszutauschen.

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Aufbau einer Einstellungsstrategie im Zeitalter des digitalen Sourcings

Die effizientesten Sourcer sind die pragmatischsten: Sie konzentrieren ihre Energie auf die Beschaffung qualifizierter Profile und verlassen sich auf ein ATS.

In der digitalen Ära ist es undenkbar, auf eine Online-Software für eine erfolgreiche Personalbeschaffung zu verzichten. Jetzt müssen Sie nur noch diejenige finden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht! Haben Sie sie gefunden? Wenn ja, sind Sie damit zufrieden?