Flexwork - Wenn Flexibilität auf Arbeitswelt trifft
Home Office, New Work oder Flexwork... viele sehen es nur als weitere Trends, die das Ökosystem moderner Start-Ups in die Welt gerufen hat.
Doch flexible Arbeitsmodelle passen sich perfekt den Veränderungen der modernen Arbeitswelt an. Denn der Fortschritt digitaler Technologien hat den Weg für das mobile Arbeiten geebnet.
Aber was genau ist Flexwork? Und vor allem: Warum zieht diese Praxis immer mehr Unternehmen an, die es gewohnt sind, im klassischen Großraumbüro zu agieren?
Erfahren Sie in diesem Artikel alle Vor- und Nachteile von Flexwork und finden Sie heraus, ob sie die Voraussetzungen mitbringen, um den Schritt zum flexiblen Arbeiten zu wagen.
Was ist Flexwork? Definition
Flexwork ist eine neue Praxis der Gestaltung von Büroräumen und Arbeitsmethoden.
Flexwork sagt „Adieu“ zum individuellen Schreibtisch. Jeder Mitarbeiter, der dann mit seiner eigenen Ausrüstung (Computer, Tablet, Smartphone) ausgestattet ist, besetzt innerhalb des Unternehmens den Arbeitsplatz, der ihm passt, je nach der Aufgabe, die er zu erledigen hat.
Aber das Konzept des Flex Office geht noch weiter, sonst würden wir nur über Desk Sharing sprechen. Es umfasst auch Tätigkeiten wie Home Office oder die Arbeit beim Kunden. In einem Unternehmen, das das flexible Büro befürwortet, ergibt sich auch die Möglichkeit, von einem Café oder einem Coworking Space aus zu arbeiten.
Vor- und Nachteile von Flexwork
Was spricht für Flexwork? Die Vorteile
Kostensenkung
Die Auslastung eines zugewiesenen Büros liegt bei 60%. Und jeder Quadratmeter hat einen Kostenfaktor.
Heutzutage ist folgenden Phänomen zu beobachten: Mit der Zeit, die Mitarbeiter in Besprechungen, auf Reisen oder im Homeoffice verbringen, bleiben die Büros einen Großteil der Zeit unbesetzt. Laut Hub-Grade bewegen sich die Kosten pro Mitarbeiter für einen Arbeitsplatz jedoch zwischen 12.000 und 14.000 Euro pro Jahr.
Das flexible Büro ermöglicht es, die Arbeitsräume zu optimieren und somit die Größe der Räumlichkeiten zu reduzieren, wodurch erhebliche Einsparungen erzielt werden können.
Flexwork fördert die Zusammenarbeit
Es bricht Silos auf und erleichtert es den Teams, sich zu treffen. Sie tauschen Informationen persönlich aus, anstatt systematisch E-Mails zu schreiben.
Solche Praktiken fördern Dynamik, Innovation und neue Arbeitsmethoden.
Verbesserung der Produktivität
Flexwork kann die Leistung der Mitarbeiter maximieren, indem es Räume schafft, die wirklich an die Tätigkeit jedes Mitarbeiters angepasst sind.
Beispielsweise schaffen viele Unternehmen Räume, die die Kreativität fördern sollen, wie zum Beispiel Brainstorming-Räume. Außerdem bietet Home Office dem Arbeitnehmer einen Platz für maximale Konzentration.
65% aller Deutschen sind im Home Office produktiver, als im Büro. Quelle: trendence
Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Flexwork ist aus verschiedenen Gründen ein Vektor des Wohlbefindens bei der Arbeit:
- Home Office: Der Arbeitnehmer kann Privat- und Berufsleben leichter in Einklang bringen und seine Anfahrtswege (und damit seinen Stress) verringern. Dem stimmen 94,2 Prozent der Deutschen zu. Quelle: trendence
- Flexible Arbeitszeiten: Mitarbeiter arbeiten an Projekten. Statt ihre Arbeitszeit “abzusitzen”, teilen sie sich Ihre Arbeitszeit selbst auf und arbeiten ergebnisorientiert.
- Eine horizontale Organisation: Das flexible Büro fördert horizontale Organisationen (zum Nachteil vertikaler hierarchischer Strukturen), die Verantwortung und Kreativität fördern.
- Weniger Routine bei der Arbeit: Das Flex Office unterbricht die Arbeitsroutine, die vor allem für die neuen Generationen eine Quelle der Müdigkeit ist.
- Motivation: Individuelle Arbeitszeiten, mehr Zeit für die Familie, Urlaubsverlängerung oder Kostenersparnis beim Pendeln. Flexwork ist für Mitarbeiter aus vielen Gründen attraktiv.
- Benutzerfreundliche Arbeitsumgebung: Eine flexible Büroorganisation geht oft Hand in Hand mit modernen, gut durchdachten und technologisch fortschrittlichen Räumlichkeiten.
Nachteile des Flex Office
Weniger persönliche Arbeitsplätze
Desk Sharing ist bei Mitarbeitern nicht unbedingt beliebt. In der Umfrage der Schweizer Handelszeitung behaupten 80%, dass Desk Sharing weder die Kommunikation mit Mitarbeitern noch mit Vorgesetzten erleichtert.
Viele Mitarbeiter fühlen sich durch die Entpersonalisierung des Arbeitsplatzes verunsichert.
In der Tat wird es mit dem Flex Office kompliziert, sich sein „Territorium“ zu sichern, z.B. indem man Fotos von seiner Familie und seinen Freunden auf seinen Arbeitsplatz stellt.
Flexibilität erfordert neue Verhaltensregeln
Flexwork führt zu neuen organisatorischen Problemen.
Einige Mitarbeiter kommen früher am Morgen ins Büro, um die "besten Plätze" zu ergattern. Dies kann zu Spannungen führen. In der Umfrage des Handelsblattes fühlen sich 43% der Befragten morgens unter Druck gesetzt, einen guten Arbeitsplatz zu finden.
Andererseits erfordert die Arbeit im Coworking Space Weitsicht, insbesondere bei der Reservierung von Räumen für Teamaktivitäten.
In jedem Fall bedeutet Flexwork nicht einen Mangel an Organisation, ganz im Gegenteil.
Geschäftsführung und Flexwork
Die Führungsebene hat manchmal Schwierigkeiten, ihre Praktiken mit dem Flexwork zu harmonisieren.
Und aus gutem Grund impliziert Flexwork mehr Vertrauen, aber auch die Fähigkeit, die soziale Verbindung und die Unternehmenskultur in einer Organisation aufrechtzuerhalten, wo sie untergraben werden könnten.
Wählen Sie die richtige Software
Zum Flexwork gehören Softwarelösungen, die an eine solche neue Organisation angepasst sind.
Es gibt verschiedene Arten von Tools:
🛠️Workforce-Management- und Desk-Booking-Software wie Pult ermöglichen eine klare und effiziente Verwaltung Ihrer Hybridarbeitsplätze. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit nur einem Klick von überall aus ihr Lieblingsschreibtisch oder Meeting-Room buchen. Mit der Hybrid-Work-Scheduling-Funktion können Ihre Mitarbeiter*innen z. B. in Slack oder Microsoft Teams angeben, von wo aus Sie arbeiten. Das alles schafft ein produktiveres und spannenderes Arbeitserlebnis/Arbeitsumfeld — Ihre Mitarbeiter*innen werden es Ihnen danken!
PULT - Desk Booking Software
🛠️ Videokonferenz-Software wie Skype ermöglicht Ihnen, Meetings zu halten, wann immer Sie wollen, auch wenn die Teilnehmer nicht physisch anwesend sind.
Skype
🛠️ Projektmanagement Software und Software zum Aufgabenmanagement wie Workfront stärken die Koordination und Organisation der Mitarbeiter, die am selben Projekt arbeiten. Auf diese Weise weiß jeder zu jeder Zeit, was er zu tun hat.
Adobe Workfront
🛠️ Kollaborationssoftware wie Just Social wurden speziell entwickelt, um die Teamarbeit zu erleichtern, auch im Homeoffice oder bei Flexwork. Gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Projektmanagement, gemeinsamer Kalender oder interner Nachrichtenaustausch. Das alles sind Funktionen, die Sie auf kollaborativen Plattformen finden.
Just Social
🛠️ Ein Passwort Manager wie LastPass speichert alle Passwörter für Sie. Die Software ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen einfachen passwortlosen Zugriff zu ausgewählten Anwendungen, Unternehmensseiten und Webbrowsern. Ein starker Verschlüsselungsalgorithmus gewährt jederzeit die Sicherheit.
LastPass
Zeit zum Flexworken!
Sie haben jetzt alle nötigen Informationen, um Flexwork zu verstehen und es in Ihrem Unternehmen anzuwenden.
Es ist jedoch klar, dass die Entwicklung der Arbeitsorganisation damit nicht aufhören wird. Die jüngsten Ereignisse im Zusammenhang mit globalen Corona-Pandemie haben das Prinzip der Firmenbüros in Frage gestellt. Seit Jahren etablierte Modelle werden nun auf den Kopf gestellt.
Gibt es einen Weg zurück zur “Normalität” oder werden wir alle im Homeoffice verbleiben? Eventuell ist es weder das eine, noch das andere Extrem, und Flexwork eine Antwort auf unsere Fragen. Die Zeit wird es zeigen.
Arbeiten Sie lieber im Büro oder zu Hause? Was ist Ihre Definition von Flexwork?